לא קל לבנות אמון, הוא מתפתח על פני זמן, תוך כדי קשר ועבודה משותפת שמאפשרים לנו להכיר אחד את השני, עד שמתבססת מערכת יחסים יציבה. אבל מגבלות הקורונה איתגרו את היכולת שלנו לבנות מערכת יחסים וקשר בכלים שהורגלנו אליהם. לא תמיד יש לנו את את ההזדמנות למפגשי פנים מול פנים, שמאפשרים לנו להבין ניואנסים, לתאם ערכים ולהכיר מאפייני אישיות.
האתגר הזה עומד כיום לפתחם של כל אלה שצריכים להתמודד עם מנהלים, צוות, לקוחות או משקיעים שנמצאים במדינה אחרת. בעבר, הם השקיעו בטיסות עסקיות כדי לגשר על המרחק הפיזי – לא להיות רק הקול שבוקע מהטלפון במרכז שולחן הדיונים, או האדם היחיד שעוצר את השיחה השוטפת עבור כל האחרים שנמצאים יחד בחדר. כך אנחנו מנסים לכפר על המרחק הדיגיטלי.
בעידן הקורונה אנחנו שואלים שאלות חדשות – אם ומתי צריך לשלם את מחיר הנסיעות, והאם יש עוד דרכים לגשר על הפער והמרחק, לבנות קשר טוב ולשמר השפעה והצלחה.
אז איך בונים את האמון מרחוק?
היו מקצועיים
זה מתחיל ביכולת לשכנע שיש לכם את היכולות והידע לעשות מה שאתם אומרים שתעשו. זה מאפשר לאנשים לסמוך עליכם ועל המילה שלכם גם כשאתם רחוקים מהעין. חשוב להבין שזה לא מספיק שתגידו שאתם יכולים, אתם צריכים להוכיח את זה – להגיע מוכנים לישיבות, להכיר את כל הפרטים וגם את התמונה הגדולה, לדעת לענות על שאלות ולהראות מעורבות. זה מחייב אתכם לוודא שאתם מבטיחים רק את מה שאתם יכולים לקיים, ולא חוששים להגיד מה אתם לא יכולים לעשות, או למה אתם לא מסכימים. כי הדבר שהכי מערער אמון הן הפתעות כמו אי־עמידה בלו"ז או ביעדים, חוסר זמינות ופערי ציפיות.
המרחק הפיזי גם פוגע בזרימת המידע, ברמת הפירוט, ביכולת שלכם להישאר מעודכנים בקצב המתאים. לכן, חשוב שלא תפחדו לשאול שאלות ולקבל הבהרות. ודאו שאתם מבינים עד הסוף מי מגדיר הצלחה, ואיך בדיוק היא מוגדרת – ואז ודאו שאתם נשארים מכוילים עם אותו גורם כדי שלא תפתחו פער.
תקשרו בשקיפות
תקשורת תכופה וברורה תעזור לכם להקטין את ההסתברות להפתעות. חשבו על עצמכם – כשאתם סומכים על מישהו, מכירים אותו זמן רב ויודעים שירימו דגל אם משהו לא עובד כמו שצריך, אתם לא מרגישים צורך לבדוק איתו כל שעתיים מה קורה. אם, לעומת זאת, הניסיון שלכם עם עובד או ספק הוא כזה שהוא לא עומד בציפיות או במילה, תרגישו צורך לברר סטטוס באופן תכוף יותר. ככה מרגיש הצד השני, ואתם רוצים להיות מאלה שאצלם מילה זו מילה.
הבעיה היא שגם כשאנחנו מתכוונים לכך, החיים מתערבים. זה יכול להיות משהו בלתי־צפוי שמעכב או משנה את המיקוד; וזה יכול להיות גם חוסר סנכרון, אי־הבנה או תלות באחרים. גם הפוליטיקה הארגונית יכולה לגרום לאנשים לייחס לכם כוונות שלא קשורות בעבודה עצמה. לכן, ככל שתהיו יותר שקופים לגבי המוטיבציות שלכם, הערכים והקריטריונים להחלטות ולשיקולים – כך תגרמו ליותר אנשים לסמוך על כנות הכוונות שלכם ולהרגיש בנוח עם הפעולות שלכם, גם אם הם לא מבינים עד הסוף לאן זה הולך.
שימו לב לפערים תרבותיים
גם אם אנחנו לא מודעים לכך, יש הנחות יסוד בבסיס ההתנהלות שלנו שמשמנות את הקשר באמצעות בסיס משותף. כשאתם אומרים למנהל הישראלי שלכם "הכל בסדר", הוא מכיר את הגבולות של "בסדר" ויודע מה לעשות עם זה. הבסיס הזה נעלם כשהמנהל שלכם יושב בחו"ל. בישראל, לדוגמה, כשאנחנו סוגרים על לוחות זמנים – אנחנו יודעים שזה יכול לזוז בטווח מקובל של שבוע לכאן או לשם. אבל אם הצד השני שלכם הוא גרמני או אמריקאי, הוא יניח כנראה שלוח הזמנים הוא קבוע, ויצפה לקבל את זה ממש באותו יום, מקסימום עד סוף יום העבודה.
הפתעה זו הפתעה, ואם הפתעות מערערות את האמון – זה נכון גם להפתעות שנובעות מאי־הבנה בשל פער תרבותי. זה יכול להיות אפילו יותר גרוע, כי אם למנהל שלכם אין ניסיון או מודעות תרבותית, הוא עשוי לשייך את האי־הבנה הזו לזלזול או לבעיית ביצועים. אפשר להיעזר ב"מתורגמן תרבותי" שיעזור להראות לכם את מה שאתם לא רואים, ותמיד יש מקום לשיחה פתוחה.
היו נדיבים
דווקא בגלל המרחק אתם צריכים לתת יותר ממה שאתם מקבלים בשביל לייצר את הגשרים עם מי שיתנו לכם בחזרה. הנחת המוצא היא שיש דברים שאתם לא יודעים שאתם לא יודעים, או שלא הבנתם או הובנתם טוב, או שלא פירשתם אותם נכון. מה שאתם צריכים זה להגביר את זרימת המידע שמגיע אליכם גם בשביל העבודה – וגם בשביל הקריירה.
על פניו, זה לא פשוט. יותר מדי פעמים בארגונים אנשים שומרים לעצמם מידע – וגם קרדיט. אז תעשו בדיוק את ההפך – חלקו משניהם בשפע לכל מי שצריך. מפו את הרשת שלכם שם, מעבר לים, ואתרו את האנשים שהצרכים והערכים שלהם דומים לשלכם. הקפידו לשמור איתם על קשר ולשתף אותם במה שאתם יודעים, ותגלו שהם יספרו לכם את מה שלא הגיע אליכם בצינורות המקובלים. גם לגבי קרדיט – מפו באופן מודע את כל מי שמושפע, תורם, ניתרם או מאוים על ידי הפעילות שלכם ואז שתפו גם אותם, אספו מהם משובים, ודאו שהם מעודכנים. שימו את השמות שלהם על התוצרים שלכם כחלק מצוות או כמי שתרם – ותגלו שבפעם הבאה יהיה לכם הרבה יותר קל.
נדיבות נמצאת גם באופן שבו אנחנו מתנהלים. אל תגלגלו עיניים בישיבה כשמישהו אומר משהו שאתם לא מסכימים לו, ואל תדברו על אנשים מאחורי גבם. להפך, אם מישהו מתקשה, הציעו עזרה או אוזן קשבת. בסופו של יום, אנשים זוכרים קודם כל איך אתם גורמים להם להרגיש, ואתם רוצים שזה יהיה זיכרון חיובי.
אותנטיות יוצרת קירבה
לכולם יש קשיים, לא תמיד הכל הולך כמתוכנן ויש ימים ממש לא טובים. אם כששואלים אתכם "מה נשמע" תענו תמיד "הכל בסדר", אתם לא תורמים לבניית קשר ואמון. היו פתוחים בנוגע לאתגרים ולקושי, בקשו עזרה, משוב ורעיונות. זה מאפשר לאחרים להתחבר אליכם כאנשים ולא רק כדמות מקצועית בצד השני של המסך. אל תחששו, פגיעות ואמפטיה מוכיחים את עצמם כיום ככלים ניהוליים לעידן החדש, שבו ממילא אין לכם את כל התשובות והרבה יותר חשוב לרתום את האנשים שיביאו אותן. יותר מזה, כשאתם רחוקים, זה מאפשר למי שנמצא בחדר שבו אתם לא נמצאים לשמור לכם על הגב ולהגן עליכם ועל העבודה שלכם.
זה קשור לעבודה, אבל גם לכל מה שהוא מעבר לעבודה. אתם בונים מערכת יחסים. לא חייבים להתחיל כל פגישה מיד עם נושאים של עבודה. זכרו איך זה נראה עבור אלה שנפגשים פיזית במשרד מעבר לים. במסדרון, לפני הפגישה, יש סיכוי טוב שהם מדברים על ארוחת הצהריים או על אירוע ספורט. כדאי לנסות לשחזר את זה גם מרחוק – קחו כמה דקות לדבר על דברים אחרים במרחב שנוח לכם, מפנאי ועד אירועים עולמיים, ממש כפי שהייתם עושים בארוחת צהריים או בהפסקה של כנס. גם כאן חשוב לשים לב לדקויות – אם מישהו משתף משהו על חייו הפרטיים בתחילת פגישה, יש לכם סימן לכך שמותר לספר משהו משלכם.
כשהאנשים שאיתם אתם עובדים מרחוק מרגישים שהם מבינים מי אתם, סומכים עליכם ויודעים למה לצפות, המרחק מפסיק להגביל. המידע זורם, הקשר קיים ויש לכם כלים לסגור על הפער – כמו חבר טוב שלא ראיתם שנה אבל אתם יכולים להמשיך איתו את השיחה מאיפה שהפסקתם. עד הפגישה הבאה.
