יד על הלב. מה אתם באמת עושים כשאתם בישיבה בסבב עדכונים ואחרים מדברים? עוברים על מיילים? מזמינים רכב לחופשה הקרובה? אלא אם כן אתם המנהלים בישיבה הזו וסבב העדכון הזה הוא בשבילכם.
הן ממלאות לנו את היומן. ישיבות עדכון בהן צוותים שלמים נפגשים בחדר ישיבות, שיחת וידאו או שילוב של שניהם. כל אחד מחברי הצוות נדרש בתורו לעדכן מצב עבודה, התקדמות, בעיות, לוחות זמנים ועזרה נדרשת. אם נודה על האמת, ישיבות העדכון האלה קיימות כי מנהלים רוצים וצריכים לדעת מה האנשים שלהם עושים. אבל הן לגמרי בזבוז זמן. אם יש לכם 10 אנשים וכל אחד לוקח 5 דקות לעדכן, אז רוב הצוות יושב 45 דקות בישיבה שבה אנשים מדברים והם, במקרה הטוב מקשיבים ובמקרה היותר סביר עושים דברים אחרים ומחכים לתורם.
בארגונים רבים מדברים על ישיבות כעל רעה חולה. שנים ארוכות בהן עבדנו עם שילוב של משרד ויומן הרגילו אותנו לעבוד ביחד, מסונכרן, להכניס אנשים לאותו זמן ומרחב. כך הפכו פגישות העדכון לאחד הגורמים המפריעים לעבודה. כשאנחנו ממלאים לעובדים שלנו את היומן בפגישות שמבזבזות להם את הזמן בעבודה על העבודה, אנחנו מקטינים את כמות השעות הפנויות לעבודה עמוקה שמקדמת את העבודה עצמה. חברת reclaimai אספה נתונים על האופן בו אנחנו מבלים את זמננו בעבודה וטוענת שמאז תחילת הקורונה כמות הישיבות גדלה בכ 70% ועובדי ידע נמצאים בממוצע בכ 5 שעות של ישיבות כל יום. וזה מבלי לכלול את הזמן שהולך להכין את הישיבה ואז לסכם את תוצאותיה. לפי מחשבון עלות הישיבות של HBR, אם יש לכם בצוות 10 עובדים בשכר ממוצע במשק שהיה בינואר 2022 כ- 10.500 לחודש, כל שעה של ישיבת צוות עולה לכם כמעט 1000 שקל מבלי ששקללנו את העומס של הישיבות האלה על תשומת הלב ומה הן עושות ליכולת של העובדים להתרכז בשאר הזמן.
הכנה מראש
עכשיו תאמרו, ובצדק, מנהלים צריכים לדעת מי עושה מה. אבל עדכונים לא באמת מחייבים ישיבות, להיפך. ישיבות מגדירות זמן התחלה וסוף שרירותיים לחשיבה ושיחה בנושא מסויים. הן לא משאירות זמן מספק לעיבוד והעמקה ומייצרות שיחה יותר שטוחה במסגרת הזמן המוקצב. פרודוקטיביות בעולם עבודה היברידי דורשת מאיתנו לוודא ששעות העבודה מנוצלות היטב. אנחנו צריכים ללמוד לעבוד ולתקשר מבלי שנצטרך כל הזמן להיות ביחד, פיזית או דיגיטלית, להישאר מעודכנים בכלים א-סינכרוניים שמאפשרים לאנשים וצוותים לעדכן ולמנהלים להתעדכן כל אחד בזמנו. ואז למקד את הישיבות במה שעולה מהעדכונים האלה – לשאול שאלות ממוקדות, לתת משוב, לנהל דיונים סביב נושא או סוגייה – להתמקד בסוגיות מורכבות ובמה שדורש שיתופי פעולה בזמן אמת. דווקא ניהול דיון בצורה א-סינכרונית מאפשר תקשורת יותר מחושבת כשאנשים שונים, עם סגנונות שונים, תורמים לדיון אחרי מחשבה ועיבוד מודע ולא בזמן אמת. זה בדיוק המקום להתחיל – בישיבת העדכון היומית או השבועית שלכם. ולייצר עבורה ממש תכנית תקשורת א-סינכרונית.
לא הכל כאן חדש. אנחנו עושים עבודה א-סינכרונית כל הזמן. אנחנו שולחים מיילים ומעבירים הודעות כתובות או קוליות מתוך הנחה שהאחרים יקראו או ישמעו את זה כשמתאים להם ויגיבו. גם סביב ישיבות אנחנו עושים עבודה א-סינכרונית – במשלוח סדר יום או מצגות וחומרים לפני הישיבה, בתיעוד תוך כדי ובהפצת סיכומים והחלטות אחרי. אבל אנחנו רגילים קודם כל שהישיבה מהווה דרך לוודא שכולם לפחות שמעו אם לא קראו מראש ולעיתים מוותרים על הצורך לתעד לטובת עדכונים בעל פה.
תכנית תקשורת א-סינכרונית דורשת מאיתנו להסדיר ולתקשר דברים שאנחנו אולי עושים אינטואיטיבית בסבבי העדכון המוכרים. היא מחייבת התכוונות, זה לא משהו שעושים "על הדרך" והיא כוללת כמה מרכיבים:
הכלים: קודם כל תגדירו את הכלים שמתאימים לכם – כדי שיהיה ברור לכולם איפה שמים ולוקחים מידע בלי שצריך לחפש מישהו בטלפון או בפגישה. מידע כזה כולל עדכונים, תובנות, וכל מה שאתם נוהגים לעדכן לגביו. כלים נותנים לכם פתרונות לניהול אבני דרך ולוחות זמנים, לוחות עדכון, רעיונאות וסיעור מוחות, דשבורדים למדדים ומעקב ואפילו קבצים פשוטים של וורד או אקסל למעקב וניהול.
התוכן: היו ברורים מה זה סבב עדכון לכולם ואילו שאלות יש לכם לאנשים ספציפיים. הגדרה של טמפלטים לעדכונים תעזור לכם להסדיר מה צריך להכלל בעדכון כדי לאפשר לעבודה להתקדם ותאפשר לכם להתמקד במהירות על מה שחשוב לכם. איפה אוספים את המידע בשוטף, באילו לוחות זמנים ורמת פירוט. האם זה כל דבר שעשינו או רק דברים שחורגים מהמוסכם, מלוחות הזמנים, משפיעים או מושפעים והרמת דגלים ועזרה. לדוגמא אפשר לבקש מכולם לעדכן מה כולם צריכים לדעת ובנפרד לרשום אילו שאלות יש לכם לאנשים מסויימים.
ההסכמות: חשוב שתבהירו מה זה בכלל עדכון שוטף ואיך מפרידים בין שוטף לבין הרמת דגלים דחופה. אנחנו לא מבטלים את הישיבות. אנחנו רק ממקדים אותן בטיפול בנושאים שדורשים טיפול ולא בעדכון. אפשר למשל להגדיר 24 שעות לפני ישיבה שכולם מעדכנים בכלים שנבחרו את כל מה שנדרש ובונים בתהליך את המיקודים לישיבה. שאלות שיעזרו לכם לדייק מה נכון לכם כוללות: מה הפורמט הכי נכון לסוגי המסרים השונים (כתוב, מוקלט, מצולם)? איך מוודאים שלכולם יש את כל המידע והרקע המתאים? מה בדיוק מעדכנים כדי לוודא שאין אי הבנות? ואיך מתעדים את כל אלה באופן שיאפשר למצוא את זה גם בהמשך?
הציפיות: אנחנו צריכים להיות ברורים מה התפקיד של כל אחד בכל נושא ומה לוחות הזמנים לתגובות. יש הבדל בין מי שנותנים משוב, מקבלים החלטה או בכלל לא נדרשים. ואם מישהו לא התייחס בלוחות הזמנים אי אפשר לטעון אחר כך שקולו צריך להשמע. וכן, יש חופשים אז יש מחליפים. עבודה כזו גם עוזרת לנו להסדיר שעות זמינות ואי זמינות כך שברור לכולם מתי אפשר לצפות לתגובה בתוך שעה ומתי לא. וגם להתייחס לכלים השונים כדי לא לשלוח למשל ווטסאפ באחת עשרה בלילה עם קבצים או להיפך, מייל עם משהו דחוף ולהניח שתקבלו תשובה ממישהו שכבר סגר את המייל להיום.
האחריות: העובדים צריכים עכשיו לפנות מהזמן שלהם באופן עצמאי כדי לעדכן ולהתעדכן, לנהל את עצמם כך שהעבודה תעשה גם אם היא כבר לא מנוהלת דרך יומן שמישהו אחר זימן. זה כולל את היכולת לנהל עומסים, לוחות זמנים, סדרי עדיפויות ולהבהיר אותם מול כל מי שתלוי בעבודה שלהם ועם המנהלים שלהם. להבין בדיוק מה נכנס לעדכונים דרך הכלים הא-סינכרוניים ומה חייב לעלות כשיחה או פגישה. וללמוד לדייק מסרים. כי עכשיו אחרים קוראים את מה שהם כותבי והם לא שם לענות על שאלות בזמן אמת אז חשוב לתת רקע, להיות מדוייקים וברורים. לכתוב לאחרים לא לעצמם.
המנהל: כמנהלים, יש לכם תפקיד חשוב בהצלחת תקשורת א-סינכרונית. זה מתחיל בהתייחסות מסודרת לעדכון א-סינכרוני כמו לכל עדכון בישיבה. לשלוח סדר יום עם הגדרה ברורה במה חשוב לכם שהעדכונים של הצוות יתמקדו. ואז לא רק לשאול אלא גם לעדכן בעצמכם. אפשר ורצוי לעדכן הצלחות מהשבוע, תמונת מצב עסקית, מיקודים לשבוע הקרוב או כל דבר אחר שהייתם מעדכנים בפגישת צוות. וגם אתם צריכים לפנות ביומן זמן לעקוב אחר התגובות. בתהליך הזה אתם קודם כל ממקדים את הצוות בציפיות, מבהירים לוחות זמנים וגם מזהים איפה אתם צריכים להתערב, להעמיק עם אדם מסויים, תת קבוצה, לעשות פגישת אחד על אחד או פגישה ייעודית לנושא שזיהיתם ודורש, עכשיו בצדק, שכולם יכנסו לחדר וידונו בו.
תקשורת א-סינכרונית היא תהליך שדורש למידה. אבל מרגע שיצרתם תכנית כזו היא תעשה לכם מהפיכה בפגישות ותעלה את האפקטיביות גם לארגון וגם לאנשים. לארגון היא מאפשרת ניהול ושימור ידע והבניית תהליכים שנשארים מעבר לאדם וצוות. בנוסף היא משחררת לכולם המון שעות לעבודה פרודוקטיבית. לאנשים היא מאפשרת אוטונומיה לנהל את הזמן והעבודה בלוחות זמנים שהכי נכונים ואפקטיביים עבורם, את היכולת להתאים את העבודה לסגנון האישי ולתכנן את העבודה סביב החיים ולא להיפך.
