פעם ידענו מתי יום העבודה מתחיל ומתי הוא נגמר.
ועכשיו, משניתקנו את העבודה מהמשרד, ניתקנו אותה גם משעות העבודה המסורתיות והפכנו את יום העבודה ליום אינסופי. לא בגלל מדיניות, גם לא החלטת הנהלה. הנתונים שמייקרוסופט פרסמה בתוספת למדד מגמות העבודה מראים שאמנם זכינו בחופש לבחור איפה ומתי לעבוד. אבל החופש הזה מגיע עם מחיר. מייקרוסופט ניתחה מיליארדי אותות שעולים מתוך השימוש הגלובלי בכלים – כולל מיילים, שיחות, פגישות ועבודה על מסמכים — ומצאה שהעבודה מתפרשת כמעט על כל היממה. מכל עשרה עובדים, ארבעה מחוברים כבר לפני שש בבוקר, שלושה עדיין עונים למיילים אחרי עשר בלילה ושניים עובדים בסופי שבוע.
מסתבר שבהעדר משרד ושעות עבודה מקובלות איבדנו גם את הכללים ברורים ואפילו את הגבולות האישיים ובמקום לעבוד לפי הקצב שמתאים לנו – אנחנו פשוט עובדים כל הזמן, ולעיתים קרובות גם על הדברים הלא נכונים.
הקצב גובר
מה שהופך את זה למורכב יותר הוא שהעבודה לא רק נמשכת יותר – היא גם מהירה יותר. היום אמנם מתחיל עם מיילים, אבל כבר בשמונה בבוקר משתלטות עלינו הודעות הצ'אט והקצב מתגבר. העובד הממוצע מקבל היום 117 מיילים ו-153 הודעות צ'אט ביום. ויותר מזה, התקשורת מרובת המשתתפים עולה, בעוד השיחות האישיות פוחתות.
מצד אחד, הגמישות פתחה את הדלת לעבודה א-סינכרונית שבה כל אחד מאיתנו עובד בזמן שמתאים לו על פי העדפות אישיות. מצד שני, יצרנו תרבות שמצפה לתגובה מיידית כי לא עצרנו לעשות תיאום ציפיות סביב זמינות ואי זמינות. לכן גם אם כל אחד עובד בקצב שלו, אנחנו מצפים שכולם יהיו זמינים מיד, כל הזמן.
אז לא מספיק שאנחנו עובדים יותר שעות, אנחנו עובדים במצב קבוע של הפרעה (Interrupt Mode) ואיבדנו את היכולת לשמור על הקשב שלנו.
הקשב יורד
הרעיון של גמישות בין השאר מאפשר לנו לבחור מה לעשות מתי. אילו היינו עושים את זה נכון, היינו משתמשים בשעות הריכוז המירבי לפעילויות שדורשות ריכוז כזה. אבל גם כאן הנתונים מספרים סיפור אחר. בשעה 11 בבוקר, שעת ריכוז שיא אצל רובנו, יש דווקא עליה חדה בפגישות, בהודעות, במעבר בין אפליקציות באופן שמראה שאנחנו קוטעים את מה שאנחנו עושים כל שתי דקות. תחשבו על זה – במקום למקד את שעות הריכוז היקרות ביותר בעבודה שמתקדמת עשייה אמיתית, אנחנו משתמשים בהם להגיב לדברים כביכול דחופים.
ולהשתתף בפגישות. כבר שנים שפגישות הן מחלה ארגונית אבל אם בעבר עוד נאלצנו לתאם לוחות זמנים ולהגדיר משתתפים לפי מגבלות של חדרי ישיבות, הפגישות הדיגיטליות מאפשרות לכולם להזמין את כולם ואפילו עומס הפגישות גבר. מיקרוסופט גילתה שיותר ממחצית מהפגישות כלל לא מתוכננות, 10% נקבעות בדקה התשעים וקצב הגידול הגדול ביותר הוא בפגישות ענק עם 65 משתתפים ומעלה.
אז אנחנו מבלים את השעות הטובות ביותר בפגישות שלא יזמנו, מגיבים להחלטות שלא קיבלנו כמעט בלי שנשאר לנו זמן לחשוב, שלא לדבר על לעבוד.
מכאן כנראה נולדה המשמרת השלישית של יום העבודה.
פגישות ערב עלו ב-16%, ושליש מהעובדים חוזרים לאימיילים אחרי 22:00. עבודה על מסמכים (Word, Excel, PowerPoint) מזנקת בסופי שבוע שזה גם לא מפתיע כי אז, בלי פגישות ומסרונים, אנשים סוף סוף מצליחים לחשוב.
וכך הגמישות, שייחלנו לה כדרך לאיזון, הפכה דווקא לזמינות תמידית. כי כשכל אחד עובד בקצב שלו אבל מצפה מאחרים לתגובה מיידית, יצרנו יחד מנגנון בלי כפתור כיבוי. בלי מנוחה. בלי זמן להתאוששות.
האם הבינה המלאכותית תציל אותנו?
בנקודה הזו רבים תולים תקווה בבינה המלאכותית. ובצדק, היא יכולה לעזור. היא יכולה להקל: לנסח טיוטות לאימיילים, לסכם פגישות, לתאם לוחות זמנים. אבל אם ננצל את הזמן שהתפנה רק כדי להעמיס עוד עבודה – לא פתרנו כלום. רק האצנו את הקצב. האתגר האמיתי הוא ללמוד להעביר לכלים עבודה שהם יכולים לעשות כדי לפנות לעצמנו זמן ריכוז, או אפילו לפנות לנו זמן להתנתק כדי להטען.
זה לא קשור למדיניות, לניהול, אפילו לא לארגון. זה מתחיל בנו – בבחירות שאנחנו עושים כל רגע מחדש, מתי להתחבר, במה להתמקד ואיך לפנות מקום למה שחשוב באמת. אולי לא הכל בידיים שלנו אבל אנחנו יכולים להתחיל לשים לב למה שאנחנו צריכים, ולהציב את הגבולות שישמרו עלינו. להבין מתי אנחנו הכי מרוכזים ולהגן על השעות האלה לעבודה שדורשת ריכוז עמוק. לתת לבינה המלאכותית להתמודד עם הרעש במקום לייצר אותו. להגדיר מחדש פרודוקטיביות כאנרגיה מנוצלת היטב – לא רק כשעות מלאות עשייה. ואם נשכיל לעשות את זה בקבוצות, להגדיר הסכמות צוותיות, לתאם ציפיות ולכבד את הזמן האחד של השניה, יש לנו סיכוי להפוך את הגמישות מנטל להזדמנות.
כי גם אם עולם העבודה העתידי מתעצב על ידי הטכנולוגיה, כדי שהיא תעבוד לטובתנו אנחנו צריכים לאתחל את הקצב. כי יש לנו גמישות. ויש לנו כלים. מה שחסר לנו הוא למצוא את הקצב הנכון, לשחרר את מצב הזמינות התמידית. לשים לב לא רק לשעות בהן אנחנו עובדים, אלא גם לאלו שלא.
