שלוש טעויות שיגרמו לכם לשמוע את הכרוז של הסופר באמצע ישיבה

הכרוז של הסופר נשמע בבירור בקו הטלפון תוך כדי הפגישה שאתם מנהלים. מישהו מהמשתתפים בפגישה שלכם עושה עכשיו קניות. וזה אומר שהוא לא באמת נמצא איתכם בפגישה, כפי שאתם צריכים ומצפים. אז רגע לפני שאתם קופצים למסקנה שההיברידי הזה לא עובד, כדאי שתעצרו לשאול את עצמכם מה אתם עשיתם לא בסדר?

כן, כן, אתם. כי לנהל בעולם פוסט קורונה זה לא מה שהיה פעם. דברים השתנו. כולל הציפיה של אנשים לנהל אחרת את הזמן שבין עבודה וצרכי חיים. ועם זאת, זה לא סביר, ולגמרי בצדק (!), שאנשים יעלו לשיחה תוך כדי שהם עושים קניות בסופר. גם הם יודעים שהם לא ממש אתכם בפגישה בסיטואציה הזו. אז למה זה קרה?

עבודה היברידית, כאשר עושים אותה נכון, צריכה להביא ערך גם לאדם וגם לארגון. אבל זה קורה רק אם אנחנו מתייחסים אחרת לאופן שבו אנחנו מנהלים גם את האנשים וגם את העבודה.

שלוש טעויות אפשריות שהביאו לכך ששמעתם את הכרוז של הסופר באמצע ישיבה:

1. לא הגדרתם באופן מודע אילו ישיבות עושים מהמשרד ואילו מהבית –

חלק מהערך שהארגון וגם האנשים מקבלים מהשילוב בין עבודה מהמשרד לעבודה מהבית (או מכל מקום אחר מחוץ למשרד) נמצא בבחירה המודעת מתי עובדים ומהמשרד ומתי מחוץ למשרד. לא כי חייבים, אלא כדי לנצל את היתרונות, כי זה נכון גם לעובד וגם לארגון. לכן אי אפשר פשוט לנהל את היומן והפגישות כרגיל. צריך להגדיר – מה עושים מהמשרד ומה עושים מהבית. ואת ההגדרה הזו צריך לעשות הן ברמת האדם והן ברמת הצוות.

בגדול, אנחנו יודעים שעבודה במשרד עדיפה באותם מקרים שבהם יש יתרון מובהק למפגש פנים אל פנים, כשאנחנו נדרשים להיות ביחד בו זמנית באותו זמן וסביבה פיזית. מצד שני אנחנו לא רוצים להעמיס את כל הפגישות שלנו על ימי המשרד כי באותם ימים, כשאנחנו כבר מגיעים למשרד, אנחנו לא רוצים להינעל מאחורי דלת חדר הישיבות. להיפך, אנחנו רוצים לנצל את היתרון של המשרד – להשאיר זמן לפגוש אנשים, גם במסדרונות, בשיחות לא פורמליות. וגם לשוחח עם אנשים מחוץ למעגל העבודה המיידי כדי לפתח את הרשת שלנו, גם לצרכי השפעה ורתימה בעבודה וגם לצרכי הקריירה.

לכן צריך לבחור במודע אילו פגישות לקיים מהמשרד ואילו מהבית.

עדיף מהמשרד: פגישות שדורשות רגישות, שיחות משוב, חונכות בין אנשים שלא מכירים הרבה זמן, כשאין עדיין אמון. פגישות שיש בהן פוטנציאל לקונפליקטים או צורך לברר נושאים רגישים.
לא בטוח שצריך מהמשרד: פגישות עדכון ואפילו פגישות צוות אפשר לעשות ביעילות כשכולם במסכים. גם כי התרגלנו, גם כי לרוב אלה אנשים שמכירים ויותר קל להעביר מסרים ולהישאר מחוברים. לעומתן, פעמים רבות אנחנו חושבים על סיעור מוחות כדוגמא טובה לפגישות שעדיף לעשות פנים-אל-פנים אבל מסתבר שגם זה מאד אישי. באחד מצוותי הניהול שמעתי דווקא על סיעור מוחות דרך כלי שכל אחד נכנס אליו בזמן ובמקום הנכון, בנפרד ודווקא מונע “groupthink” – אותה תופעה שבה דווקא מתכנסים לחשיבה אחידה.

2. לא דיברתם על זה –

כדי שלא יהיו הפתעות מהסוג שבו מישהו הלך לסופר בזמן שמישהו אחר מחכה לקבל ממנו משהו חשוב חייבים להישאר מתואמים. וזה כולל את הצורך לנהל ציפיות, התקדמות וגם עומסים.

מגדירים – איך נראית הצלחה? זה אולי מאד בסיסי אבל תתפלאו כמה פעמים השאלה הזו תקבל באותו צוות תשובות שונות. כדאי לוודא שכולם מבינים מה המטרה, איך זה נראה כשזה הצליח. ברמה האישית וגם הצוותית.

מתכננים – את היום, את השבוע. באיזו רמה בדיוק זה תלוי על מה אתם עובדים וגם מה הצרכים שלכם כאנשים. אבל אם לא תגדירו את לוחות הזמנים ביחידות מספיק קטנות איך תדעו מתי נגמר היום? איך תדעו אם עשיתם את מה שצריך? ואם אתם המנהלים, איך תדעו אם הצוות עומד בקצב של המשימה? כשאנחנו לא במשרד ביחד, אנחנו צריכים כלים אחרים לדעת כמה זה מספיק, טוב, מעולה.

מתאמים – ממי אני צריך לקבל? למי אני נותן? איפה אני עצמאי ואיפה אני תלוי? כדי שיהיה לי מאד ברור מתי אני יכול לצאת לסופר בלי לעכב אף אחד אחר…

בודקים – ללמוד להישאר עם היד על הדופק ולהרים דגלים. כי הבעיה הגדולה במרחק של עבודה מהבית היא שאנחנו לא רואים אחד את השני ולא קוראים את הסימנים הקטנים ולכן עשויים להיות מופתעים. בניית אמון, כזה שמאפשר לנו לסמוך, מצריך שלא נפתיע ולא נהיה מופתעים. וגם זה שריר שצריך לפתח, לבדוק איך זה עובד ומה אפשר ללמוד לפעם הבאה. עד שנלמד לעשות את זה טוב.

3. לא הבנתם שיום עבודה מהבית זה לא יום עבודה רגיל, רק מהבית –

נקודת המוצא היא ההבנה שבימים שאנשים עובדים מרחוק הם לא עובדים באותן שעות כמו במשרד, רק מהבית. להיפך, הערך המתקבל מעבודה מרחוק הוא בדיוק ביכולת להפריד בין זמינות לבין זמן לעבודה עצמאית ללא הפרעות. וגם לייחד זמן לחיים.

להגדיר שעות זמינות – ברמת הצוות או היחידה הארגונית. למשל: שעות קבועות ביום שבהם כולם זמינים ואפשר לקבוע ישיבות (ואף אחד לא יעלה מהסופר, כי הגדרנו את זה…)

להגדיר חלונות ללא ישיבות – צריך להגדיר זמנים שבהם לא קובעים פגישות מתוך הנחה שאנחנו צריכים או רוצים להתפנות לעבודה עצמית או לזמן פרטי. כשאנשים עובדים מהבית הם רוצים לאכול צהריים עם הילדים, או לצאת לחוג או להליכה או לקניון. וכן, גם לסופר. והם צריכים לדעת איפה יש חלון זמן לעשות את זה. ולא, אל תגידו עכשיו "אחרי שעות העבודה" כי כשעובדים מהבית אפשר לעשות את העבודה העצמאית גם ב 22:00 אם זה מתאים לי יותר ואז אין סיבה לא ללכת לסופר ב 15:00. זה חשוב, גם אם זה גורם לכם אי נוחות. יום עבודה מהבית הוא לא שמונה-חמש. אחרי שהגדרנו מתי הם חייבים להיות זמינים לפגישות ושיחות, את העבודה העצמאית שלהם הם יכולים לעשות בשעות שנוחות להם. ואין סיבה לא לאפשר להם את הגמישות הזו.

עבודה היברידית דורשת עבודה יותר מסודרת. היא מצריכה מאיתנו תקשורות יותר מסודרות כדי לוודא שהעבודה, המידע, הידע עוברים מיד ליד גם כשאנחנו לא באותו מרחב פיזי. אבל בתמורה אנחנו מקבלים יותר גמישות לנהל את העבודה בהקשר הגדול יותר של משפחה וחיים. ורק בשביל זה כדאי ללמוד לעשות את זה עד שזה יצליח.

לינק לטור בדה-מרקר 17.11.2021