5 המיומנויות שכל עובד צריך כדי להצליח בעבודה מרחוק

עוד לפני הקורונה, גם אם חשבתם שבארגון שלכם לא עבדו מרחוק, מהבית, מחוץ למשרד, זה כנראה לא באמת נכון. עבודה מבוזרת רבה, לא מנוהלת או מאורגנת, מתרחשת מחוץ למשרד כחלק טבעי מתהליכי עבודה. בעצם, עבודה מרחוק היא כל עבודה שבה אנשים מתנהלים האחד עם השני, חולקים מידע ורעיונות ומבצעים עבודה לא דרך שיח פנים אל פנים אלא דרך כלים טכנולוגיים שמשמשים אותם להעברת אותם רעיונות ומידע. כך שבעצם, כל אדם או צוות שעבודתו עם אחרים עוברת דרך טלפון או מחשב או מערכת, גם אם הוא יושב במשרד כאשר הוא עושה זאת, מתנסה בעצם במיומנויות עבודה מרחוק.

אנחנו כבר מזמן לא בדיון על עצם שאלת העבודה מהבית ובימים אלה רובנו עסוקים בהבנה איך הופכים את העבודה מהבית להצלחה. באופן טבעי, אנחנו פונים להסתכל על מה הארגון והמנהלים צריכים לעשות כדי לתת לעובדים את הכלים והתנאים הנדרשים להצלחה של עבודה מרחוק. אבל בעולם החדש אין מקום להתייחס לעובד עצמו כאל גורם פסיבי ולא כדאי, לא לארגון ולא לעובדים, להשאיר את כל האחריות על הצלחת העבודה מהבית לארגון ולמנהלים. החדשות הטובות הן שאפשר לזהות את הגורמים שעוזרים לכל אחד ואחד מאיתנו לשלוט בהצלחה הזו באמצעות פיתוח אישי של יכולות התומכות בהתנהלות בעבודה מרחוק. אבל אולי חשוב מכך, ניתן להשפיע על הגורמים האלה דרך הכשרות ופיתוח אישי, ללמד ולשפר את התפקוד של העובדים מרחוק על ידי מיקוד באותם גורמים שיש לנו, כעובדים, יותר שליטה עליהם.

במחקר מ 2017 שפורסם במגזין Academy of Management מגדירים החוקרים מקריוס ולרסון את המונח “אינטליגנציה וירטואלית”, אותו מנגנון קוגניטיבי שמאפשר לאנשים להסתגל לעבודה מרחוק בהצלחה. כשמשווים בין מי שהצליחו בעבודה מרחוק לבין מי שלא, אפשר לזהות מאפיינים ברורים של התנהלות בבסיס ההבדלים. במילים אחרות, שני אנשים עם אותה יכולת עבודה בארגון, יכולים להראות יכולת שונה בעבודה מרחוק, כתלות ביכולת להפעיל “אינטליגנציה וירטואלית”. לכן, אם נבין את התנאים האלה ונדע ללמד אותם, נוכל לעזור לאנשים להתנהל יותר טוב בעבודה מרחוק.

לפי מחקרים רבים שנעשו בתחום מזוויות שונות, אפשר לזהות ארבע יכולות מרכזיות שתורמות לעבודה מרחוק ומובילות לביצועים משופרים, אפקטיביות וגם שביעות רצון. ומעליהן, את היכולת החמישית החשובה מכולן:

1. ניהול שונה של מערכות היחסים

עובדים שעובדים וירטואלית בהצלחה מסגלים לעצמם כללי התנהלות מפורשים בכל הנוגע לעבודה עם אחרים, הן בתחום היחסים הבין-אישיים והם בהקשרים של משימות עבודה ואפילו היחסים עם הסביבה האישית.

היחסים הבין-אישיים: עבודה מהבית צריכה לפצות על המגבלות של הריחוק, העמעום של הסימנים הלא מילוליים בהתנהלות אחרת. לכן מתמקדים בלמידה מכוונות לקידום מערכות יחסים אפקטיביות. מסדירים נהלים ותשתית נורמטיבית לתקשורות כולל תדירות וכלי תקשורת. מתייחסים בצורה מפורשת לכללי ההתנהלות הבינאישית כולל כללי נימוס, צורות שונות לשיתוף פעולה, התייחסות לניהול קונפליקטים, לסגנונות ניהול שונים וכד’. הדרכות והכשרות בתחום הזה הוכיחו שניתן להגיע לביצועים דומים לאלה של קשרי פנים אל פנים, מה שמרמז שאפשר לפתח את היכולות האלה.

ארגון העבודה: הצורך לייצר נורמות עבודה מצריך מאיתנו ללמוד לתכנן ולארגן את העבודה, לתאם מידע, לנהל צורות תקשורת. צריך לוודא בהירות של המטרות, כולל הבנה ברורה של מה נחשבת הצלחה. לעבוד עם המנהל והצוות על הגדרת יעדים, אבני דרך ולוחות זמנים, כולל לטווחים קצרים ולייצר שקיפות בהגדרות התפקידים וחלוקת המשימות כדי שכולם יבינו מי עושה מה, מתי ואיך הכל קשור ומחובר ביחד. ואז, לנהל את התקשורות סביב זה, כולל עדכונים ומשובים.

הסביבה האישית: בסביבת עבודה וירטואלית, ובטח בעבודה מהבית, יש לנו הסחות דעת, טכנולוגיות ואחרות, שונות מאשר במשרד ואנחנו נדרשים לכלים אחרים בכדי לסנן מידע רלוונטי, לזהות איפה להתמקד ומה חשוב. צריך לפתח את היכולת לנהל את מרחב העבודה ומרחב החיים באופן שונה ממעבר פיזי ממשרד לבית.

2. בניית אמון

זהו אחד התחומים הראשונים שעולים בנושא עבודה מרחוק, במיוחד בארגונים שבהם תפיסת העבודה נמדדה סביב נוכחות פיזית במשרד. באופן לא מפתיע, עבודה וירטואלית מאתגרת את הכלים בעזרתם אנחנו רגילים לבנות אמון. המחקרים מראים שאנשים שמצליחים בעבודה וירטואלית מצליחים יחסית מוקדם לעורר את האמון ביכולת שלהם ובתחושת האמון שהם נותנים לאחרים. זה מתחיל בשיח בינאישי, סביב משפחה, פעילויות פנאי וכד’, וממשיך עם שיחות פתוחות על צורות ההתנהלות כולל התמודדות עם סוגיות ואתגרים בעבודה וכולל שיח פתוח על אי וודאות, צורות תקשורת וגם יוזמות אישיות. יש חשיבות גבוהה לבניית אמון מוקדם במערכת היחסים.

בנית אמון מחייבת אותנו לשקיפות, לענווה ולחשיפה ברמה גבוהה יותר; את היכולת לשאול, להתייעץ, לוודא הבנה וגם לחשוף באופן מלא עמידה ואי עמידה בלוחות זמנים, התחייבויות, משימות. לכן, בבואנו להתארגן על עבודה מהבית כדאי לסקור את כל הדרכים לבניית אמון כזה כולל הצורך להוכיח יכולת ביצוע משימות, עמידה ביעדים ובלוחות זמנים, תקשורת שקופה, פתוחה ובזמן אמת, מתן וקבלת משוב איכותי והתנהלות של שיתוף פעולה.

3. שיתוף מידע וידע

אפשר לומר שמידע הוא מטבע מאד משמעותי בעולם הוירטואלי ולכן היכולת להשיג ולספק אותו הוא בעל חשיבות בבניית הבנה של התמונה הגדולה, ההקשרים, ההזדמנויות, השותפויות. לכן בעבודה מרחוק צריך להקדיש הרבה יותר זמן ותשומת לב לעדכון מידע וידע. זה כולל ניטור ועדכון מתמיד של מידע וידע, פנימי וחיצוני, מתוך הבנה שהסביבה משתנה וצריך לעדכן כל הזמן את המידע שמזין את העשייה שלנו. עובדים מצליחים לומדים לסגל לא רק איזה מידע לקבל ולהפיץ אלא גם איך, כולל היכולת לקרוא בין השורות את כל מה שנאמר ולא נאמר. וזה כולל את היכולת להיכנס לנעליים של אחרים, להבין את נקודת המבט של העבודה מהצד שלהם, ללמוד להבין יותר טוב את ההקשרים הרחבים יותר של העבודה.

כדי להגיע לכך, אפשר למפות בצורה מסודרת את מקורות הידע והמידע מהמרחב הארגוני הרחב יותר שאנחנו נדרשים להם כדי לעשות את החיבורים החשובים, כולל אלה הפורמליים וגם אלה הלא פורמליים. תחשבו על מה שהייתם מקבלים לא בישיבת צוות אלא בעדכון חברה או בשיחות מסדרון או מפגשי קפה עם צוות אחר.

4. שימוש נכון בכלים דיגיטליים

 בשביל לעבוד אפקטיבית מרחוק חייבים לעבוד היטב עם הטכנולוגיה ולדעת לבחור את הכלים הנכונים למצבים הנכונים, כדי לקדם תקשורות, קבלת החלטות ומערכות יחסים. מחקרים מראים שאוריינות דיגיטלית מגבירה את תחושת המסוגלות העצמית של העובדים מרחוק וזו משפיעה על תוצאות כולל אפקטיביות, תפיסת פרודוקטיביות ושביעות רצון.

לימדו להשתמש בכלים השונים הנהוגים בארגון. אבל יותר מזה, חשוב שנפתח את היכולת לבחור את כלי התקשורת הנכונים לפי הקשרים, לדעת להבחין מתי להשתמש במייל, בצ’אט ומתי להרים את הטלפון. למשל, הודעות מורכבות דורשות דווקא כלי תקשורת יותר פשוטים כמו טקסט בעוד מרחק גדול של זמן, תרבות ואפילו דעות בין אנשים דורשים כלי תקשורת יותר מורכבים כמו שיחה או וידיאו.

5. למידה עצמית

כבר כמה שנים מדברים בעולמות הלמידה על המונח מטה-קוגניציה, המתייחס לצורך לחשוב על החשיבה (thinking about thinking). מחקרים על הכשרה ולמידה מדברים על כך שהיכולת הזו מאפשרת לנו למידה עצמית במיוחד במצבים חדשים בכך שהיא מאפשרת לנו להתבונן מבחוץ על מה שקורה לנו בסיטואציה בזמן שאנחנו גם פועלים בתוכה.

דמיינו שיש לכם עוד מוח, חיצוני, שתפקידו להתבונן על ההתנהלות שלכם, על מערכות היחסים, התקשורות, העשייה. ואז חזרו לתכנן אותה, לבדוק איפה אתם ביחס לתכנית, מה עובד ומה לא, ומה צריך לשנות כדי שתעשו את זה טוב יותר. ומה שחשוב כאן זה שהמוח החיצוני הזה הוא שלכם, לא של מנהל או בעל סמכות שמנחה או מפקח עליכם בתהליך. זוהי בעצם היכולת שמאפשרת לנו ללמוד את כל מה שאנחנו צריכים. ולכן היא אולי החשובה מכולן.

ברור שבתהליך מעבר לעבודה מהבית יש אחריות גם לארגון ולמנהלים. אבל ממילא העובדים של העולם החדש נדרשים לסגל לעצמם מיומנויות התנהלות עצמית שאינן תלויות באחרים כדי להצליח. גם בלי קשר לקורונה היינו כבר במסלול שינוי של עולם העבודה שסימן לנו את הצורך לקחת אחריות על פיתוח מיומנויות שיגבירו את היכולת שלנו להתאים את עצמנו לשינויים ולהבטיח הצלחה ותעסוקה לאורך זמן.

לינק לטור בגלובס 07.07.2020

שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב email
שיתוף ב whatsapp

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.

large-AX1A2125-2
נירית כהן

אני נירית כהן ובעשור האחרון אני מובילה שיח חדשני על עולם העבודה העתידי והאסטרטגיות הדרושות לאנשים וקריירות, למנהלים וארגונים וגם בממד הלאומי של כלכלה, חברה וחינוך.

חיפוש
המומלצים
הרשמה לבלוג
כדי שתישארו מעודכנים

אנשים. ארגונים. מדיניות.

העולם משתנה סביבנו ופוגש אותנו כל פעם במקום אחר. מה מעניין אתכם היום?
אנשים וקריירות: כדי לחבר אנשים ולפתח קריירות בתוך ארגונים וגם ברמה האישית
מנהלים וארגונים: בשביל להכין את העובדים, התהליכים, המנהיגות והארגון לעתיד
השכלה ומדיניות: כל מה שצריך לעדכן במערכות החינוך, ההשכלה וההכשרה והמדיניות הציבורית

אנשים וקריירות

מנהלים וארגונים

השכלה ומדיניות

כדי שתהיו מוכנים... הירשמו לבלוג