איך משכנעים את העובדים שהשתקעו בבית לחזור למשרד?

למשרד יש משמעות.

הוא מייצג את מי שאתם כארגון. הוא מאפשר צורות שונות של עבודה ומתוכנן כדי להגביר פרודוקטיביות, שיתופי פעולה, מחוברות. לפני כמה עשורים יכולנו במשרד מקסימום לבחור בין עבודה ליד השולחן לבין עבודה בחדר ישיבות או בקפטריה. עם הזמן נפתח המרחב ונוספו שולחנות שיתופיים, פה ושם כורסה, אולי מטבחון מעוצב. ובשנים האחרונות ראינו בתעשיות שמחזרות אחרי אנשים משרדים מפנקים ששידרו שכאן הכל בהישג יד. לא צריך ללכת. בטח לא הביתה.

עכשיו פתאום יש משרד חדש. המשרד ההיברידי. רצף בין המשרד והבית ומקומות עבודה חלופיים שקמים כאן בקצב הולך וגובר כדי להוות תחליף למשרד קרוב לבית. וכארגונים, אנחנו מרגישים שאנחנו מאבדים את היכולת לעצב את מרכיב המפגשים הפיזיים של העבודה. לוודא שהמקומות החדשים שהעובדים עובדים מהם מאפשרים את אותה רמה של פרודוקטיביות, שיתופי פעולה וכן, גם מחוברות. ושואלים את עצמנו – איך נוודא שהעובדים ירצו ויבחרו גם להגיע למשרד? 

האם עדיין צריך משרד?

מי שתומך בעבודה מהבית טוען שלא צריך את המשרד. מספיק לנו הבית או בית הקפה הסמוך. מי שרוצה לחזור למשרדים טוען שאנחנו מתעלמים מכך שזה המקום שבו אנחנו יוצרים ונעזרים בהון החברתי שלנו. מאז שאנחנו זוכרים את עצמנו עובדים היה המשרד הלב הפועם של הארגון. הוא שיקף את המותג של הארגון ואת התרבות שלו. לא פלא שבשנתיים האלה יש לנו תחושה שללא המשרד אנחנו אוסף צף ומפוזר של יחידים, קשורים ביננו על ידי החוטים הדקים של שם הארגון ופועלים עדיין על האדים של החיבור שהיה לנו פעם.

אנחנו מתקשים להחליף את היכולת לספוג את הלמידה, את שפת הארגון והערכים המשותפים שקיבלנו מעצם הישיבה ליד אחרים. ומבינים שאיבדנו את חלק גדול ממה שהפך אותנו לארגון. זה לא רק העדר המפגשים המקריים ושיחות המסדרון, אנחנו חסרים היום גם את החיבור שנובע מהתמודדות משותפת, אתגרים וניצחונות קטנים, כאלה שמזינים את הנשמה של הארגון. בשנתיים האלה בעצם, החוויה הזו שנובעת מהתמודדויות המשותפות עברה בכלל מהמשרד לבית. ובתהליך הזה נשמט מתחת רגלינו בסיס משותף, סוג של כימיה לא מדוברת שעוברת במסדרונות, שמחברת יחד אנשים ומעצבת מערכות יחסים. ולא, כל אלה לא עוברים בזום.

אם לא תגיעו, תפסידו

לכן, חשוב שנצליח לבנות מקום עבודה שאנשים ירצו לעזוב את הבית ולהגיע אליו לפחות לחלק מהשבוע. משרד שמחבר אנשים יחד בדרכים חדשות, לא רק מקום שבו דופקים שעון כניסה ויציאה כדי להשלים משימות. מקום עבודה שהוא לא משרד אלא יעד, כזה שאמנם צריך להשקיע יותר מאמץ כדי להגיע אליו אבל הוא שווה את המאמץ הזה. כמו טיסה לחופשה. אם לא תגיעו, תפסידו.

האופן שבו אתם ניגשים לנושא הזה עכשיו תלוי באופי הפעילות שלכם, התרבות הארגונית וגם, נודה על האמת, בתפיסת העולם של ההנהלה. בכל מקרה, שאלות שכדאי לכם לשאול את עצמכם:

מיקום – אחד או מבוזר? אנשים רוצים להקטין את זמן הנסיעה. ארגונים רוצים להוריד עלויות. שאלת המיקום מעניינת ויש כאן שתי מגמות בו זמנית –  מרכזי ערים נחשקות ומשרדים מבוזרים ברמה גבוהה קרוב לבית.

מעניין להסתכל עכשיו איך החברות הגדולות קונות נדל"ן. גוגל הוציאה מיליארד דולר על בניין משרדים בלונדון ומעל שני מיליארד דולר על רכישה דומה בניו יורק. גם אמזון רכשה מ WeWork את בניין המשרדים שלה בשדרה החמישית בניו יורק במיליארד דולר. ביחד רכשו ענקיות הטכנולוגיה פייסבוק, אמזון, אפל, ו Alphabet, חברת האם של גוגל, 43 נכסים רק ב 2021. חלקם משרדים, אחרים מחסנים, מרכזי מחשוב וגם חנויות. לא כל הסיפור הזה קשור לעתיד המשרד, חלק הוא כנראה השקעה טובה למי שיושבים על מזומנים בתקופה של ריבית נמוכה ונדל"ן זול יחסית. אבל רכישות המשרדים מעניינות. כי מעבר למשרדים במרכזי ערים נחשקות אפשר לראות גם רכישות של משרדי לווין במקומות חדשים מחוץ לריכוזי התעשייה המסורתיים. כנראה כתגובה לנדידת העובדים למגורים בערים זולות ומרוחקות יותר בתקופת העבודה מהבית.

15 דקות מהבית – זה השם שמקבלת המגמה להביא משרדים ברמה גבוהה למקומות שבהם אנשים רוצים לגור במקום להביא את האנשים למרכזי התעסוקה. אז כן, יש דור שרוצה לגור במרכזי הערים. אבל יש רבים שלא. הרעיון כאן הוא שהמשרד ההיברידי הוא בעצם רצף. כזה שבקצה האחד שלו המטה המסורתי ובקצה השני הבית. וביניהם מקומות שהעובד יכול ללכת לעבוד בהם ולקבל את כל התנאים והתשתיות של הארגון, כולל את המערכת החברתית המחברת, אבל מבלי לשלם את מלוא המחיר של יום העבודה המסורתי. כי כשעובדים קרוב לבית, בין אם זה במשרדים מבוזרים של הארגון או דרך גישה למשרדים שיתופיים, אפשר גם "לקפוץ" למשרד לכמה שעות ועדיין להרוויח לא רק מהחיסכון בזמן הנסיעה אלא גם מהגמישות והאוטונומיה של עבודה מרחוק.

עיצוב – לא מה שהכרתם. תחשבו בתי מלון, יעדי נופש, מקומות שאנחנו מוכנים לשלם מחיר בשביל להגיע אליהם. זה חלק גדול מהרעיון של המשרד כיעד. להיות מקום שאנחנו רוצים לצאת אליו למרות שיותר קל להישאר קרוב לבית.

עיצוב המשרד החדש צריך להאיץ את מה שקרה בחלקים הבלתי פורמליים של המשרד הישן. את השיחות, את המפגשים, את המחוברות. האתגר כאן לייצר מרחב שיכול לתמוך במגוון צורות עבודה שיתופית, ממש להזיז את הקירות ולהגמיש את החלל ולאפשר קבוצות בגדלים שונים, בצורות התכנסות שונות. לפעמים סביב שולחן, לפעמים סביב לוח. לפעמים עם שיחה לפעמים בריכוז. בגוגל למשל מעצבים עכשיו משרדים עם ריהוט שיכול לזוז במהירות כדי לייצר מבנה אחר ואפילו קירות מתנפחים שמשנים את גודל ומבנה ה"חדר". משרד שיודע גם להתאים את עצמו למציאות ההיברידית. כולל הצרכים השונים עד לרמת הפרט. מי שמרגיש הכי בנוח מאחורי מסך ומחשב יצטרך למצוא גם במשרד השיתופי פינה שקטה לברוח מההמולה.

העיקר לייצר חוויה של צוות, קהילה, תמיכה וביחד. מה שבעבר עשינו בערב צוות או אירוע חברה, אנחנו צריכים עכשיו להשיג בכל יום במשרד. אחרת אין סיבה להגיע אליו.

טכנולוגיה – הרצף בין המשרד לבין זה שבבית ימשיך להיבנות סביב שילוב של המרחב הפיזי עם זה הדיגיטלי. זה נכון ליכולת להרגיש קרוב מרחוק אבל גם ליכולת של המשרד הפיזי לעזור לנו להיות קרובים. לכן אפשר לצפות שחלק מחוויית היעד של המשרד הפיזי יכלול גם ערך שתיתן בו הטכנולוגיה, שתזהה אותנו מרגע ההגעה ותתפור לנו חוויה שהייתה שווה את הנסיעה. אם, למשל, באנו כדי להיפגש, הטכנולוגיה תספר לנו מי נמצא כאן היום ואיפה ותאפשר לנו למצוא אחת את השני. היא תתאים עבורנו את הסביבה הפיזית לצרכי המפגש. דמיינו למשל קירות שיודעים להפוך ללוח מחיק או למסך או שפשוט מתאימים את עצמם כדי לייצר עבורכם את מה שאתם צריכים או רוצים כמו רקע של יער או חוף או רקע משותף עם מי שנמצאים במקום מרוחק כדי ליצור תחושה של ביחד. או דמיינו חלל שיודע להתאים את מידת הרעש, האור והטמפרטורה לכמות המשתתפים ואופי הפעילות. אהה כן, וגם לסכם דיגיטלית את מה שאמרנו ושרטטנו ולשלוח לנו את הכל ערוך, במצגת אם אפשר.

יש למה לצפות. אבל בתהליך הזה חשוב לזכור שזה לא רק שהעובדים שלכם מחפשים עכשיו סיבה להיכנס לפקקים, הם גם לא בטוחים שהם רוצים לעבוד את יום העבודה המלא ממקום אחד ברצף ולאבד את האוטונומיה שקיבלו כשהעבודה עברה אל הבית. ובשביל זה לא מספיק לעצב את המשרד. צריך גם לעצב מחדש את הניהול – להתרחק מנוכחות ולהתמקד בתוצאות, ללמוד לבנות אמון ותקשורת בלי קשר לזמן ומקום. עד שיום אחד נגלה שזה לא באמת משנה איפה אנחנו נמצאים, אנחנו יודעים איפה ועם מי אנחנו עובדים ובעיקר, בשביל מה.

לינק לטור בדה-מרקר 02.02.2022