משברים לא חסר כאן. בין מלחמות וקורונה כבר דיברנו רבות על עבודה בתנאי אי וודאות, על חוסן אישי וארגוני ועל התפקיד החשוב שממלאים מנהלים ביצירת החוסן. יש חוסן שנובע מתרבות ארגונית וכזה שנובע מיכולות אסטרטגיות ואפילו מתנאי שוק ומצב כלכלי. אבל כל אלה לא רלוונטיים בזמן חרום. אז מה זה באמת חוסן עכשיו ואיך מחזקים אותו?
בעת הזו מנהלים יכולים לבנות שני סוגי חוסן חשובים: עסקי ואנושי.
חוסן לרציפות עסקית
יש המון סיבות שמחייבות אותנו לרציפות עסקית. אתם מכירים את המשפט האלמותי מהסרט "הסנדק": "זה לא אישי, זה ביזנס". זה נכון גם כאן. גם אם הלקוחות, הספקים, המשקיעים והמנהלים שלנו בחו"ל מביעים תמיכה והבנה למצב יוצא הדופן, בסופו של דבר הם חיים בסביבה עסקית. שזה אומר שברקע הם שואלים את עצמם איך זה ישפיע על מה שנמצא בליבת העשייה – השירות ללקוח, לוחות הזמנים של הפרויקט, היכולת לעמוד בהתחייבויות. חוסן לרציפות עסקית מבטיח שמה שבאמת חשוב בפעילות שלכם לא יפגע. ובשביל שזה יקרה צריך לוודא שמה שלא חשוב, יתוקשר בבירור ויעבור לסדר עדיפות נמוך גם אם זה אומר שלא יעסקו בו כלל.
לכן הדבר הראשון שצריך לעשות, באופן מפורש, זה דיון על סדרי עדיפויות, הערכת סיכונים וסימון ברור של רמות קריטיות ודחיפות. כדאי לבקש מכל המנהלים בכל הפעילויות לזהות נקודות תורפה לרציפות העסקית, לזהות ולתעדף משימות חיוניות ולוודא שהאנשים מבינים למה יש עדיפות והמשאבים מוקצים בהתאם. גם אם זה אומר שמסיטים משאבים בין חלקי הארגון באופן שפעילות שלמה מבוטלת וכל האנשים עוברים לעשות את מה שדחוף. זו נקודה חשובה כי בימים כתיקונם רוב הארגונים אינם בנויים לשנות את הקצאת המשאבים במהירות על פי צורך.
הקצאת משאבים על פי סדרי עדיפויות חדשים בחרום דורשת לא רק גמישות, ניהול רשתי והאצלת סמכויות אלא לפעמים גם הכשרות גיבוי. אתם מכירים את זה מהסופר – העובדים במחלקת הירקות עומדים ומדברים ובקופות יש תורים כי אין מספיק קופאים. שאלתם את עצמכם פעם למה אי אפשר להעביר עובד מחסן לקופה בשעת העומס? אין באמת סיבה למה לא להכשיר אנשים לעשות עוד משהו בארגון כשצריך. בצבא למשל המונח של "בניין כוח" ו "הפעלת כח" מגדיר תפקידים שונים בשגרה ובחרום. באזרחות אנחנו לא חושבים ככה אבל זה לא רעיון רע בעולם משתנה במהירות. הכשרות צולבות יאפשרו לכם גמישות גדולה בהקצאת משאבים למשימות הכי חשובות. על הדרך הן גם יספקו לאנשים פיתוח ומשמעות שהם, בפני בעצמן, מרכיבי חוסן אישי חשובים. רק תסתכלו סביבכם ותראו כמה אנשים עושים עכשיו בהתנדבות דברים שלא קשורים בשום צורה ליום יום שלהם מתוך תחושת שליחות. את התפיסה הזו צריך לרתום בארגון לצורך רציפות עסקית אם רק מסבירים למה זה חשוב.
וזה מוביל אותנו למרכיב נוסף בחוסן – תקשורת ברורה, רציפה ושקופה. גם בתקופות של שגרה תקשורת כזו היא אבן יסוד לניהול תקין. אבל בתקופות משבר תקשורת מותאמת בונה או מפרקת חוסן. חשוב שכולם יבינו את סדרי העדיפות גם בשביל לדעת מה לא עושים וגם בשביל להבין מה חשוב ומה התפקיד והאחריות שלהם. ואז, חשוב לסמוך על אנשים שיקחו בעלות ויעשו את מה שצריך בתוך התנאים והאילוצים המשתנים של הארגון ושלהם באופן אישי. ארגונים גלובליים רבים בתקופה הזו מתקשרים בבהירות לעובדים את חשיבות הרציפות העסקית כחלק מהצורך להבטיח שאף אחד מבעלי העניין לא יתהה אם כדאי להמשיך ולהשקיע במדינת ישראל. ארגון שמדבר בפתיחות על הקשר הישיר בין החלטות עסקיות של בעלי עניין זרים לבין היכולת שלנו לעמוד בהתחייבויות הקריטיות גם בתקופות משבר רותם את האנשים לוודא שמה שבאמת חשוב יקרה לא רק לצורך עמידה ביעדי החברה אלא גם בשביל להבטיח את המשך ההשקעות במדינת ישראל.
ולדבר, לדבר, לדבר. מנהלים קשובים ישמעו מהאנשים על צווארי הבקבוק, על החלטות שלא פוגשות את המציאות, על סדרי עדיפויות שגויים או על אתגרים שאף אחד לא ראה. כי בסביבה משתנה, בטח בחרום, כל תכנית היא בסיס לשינויים ורק שיח מתמיד יזהה מה עובד ומה לא.
ורק שיח כזה יזהה מה האנשים עצמם צריכים.
חוסן אנושי
חוסן אנושי מתחיל בהבנה שאם יש מאבק בין החיים לעבודה תמיד החיים ינצחו.
לכן אנחנו צריכים בתקופה כזו להסיר את כל מה שמפריע לאנשים לנהל את העבודה לצד החיים. זה מתחיל ביצירת סביבה שבה כולם מרגישים בטוחים לדבר על רגשות, קשיים, דילמות והתמודדות. לא רק בגלל המכניקה של האזעקות או הילדים שבבית אלא גם בגלל הקושי הרגשי שמונע מאיתנו להתרכז בעבודה, ששולח אותנו להציץ בעמודי החדשות, ברשתות ואפילו מוציא אותנו להתנדב בעשייה חברתית. וזה עוד לפני שדיברנו על אנשים שהם או הקרובים להם נמצאים בליבת האירוע. דיאלוג פתוח, הקשבה פעילה ואמפתיה הם כלים ניהוליים תמיד אבל עכשיו יותר מתמיד והם יגלו לכם מה האנשים שלכם יכולים ולא יכולים לעשות בעת הזו.
וגם מה שאתם יכולים ולא יכולים לעשות עבורם. שיח פתוח יעזור לכם לזהות מה האנשים צריכים. בחלק מהמקרים יש לכם את הכלים לספק להם את זה דרך גמישות, תעדוף המשימות ובטח בשיחות ואמפטיה. ולא רק להקשיב, גם לשתף. שיתוף אוטנטי של מנהלים פותח את הדלת לחלוק קשיים ומאפשר לאנשים להיתמך גם בשיח עמיתים בארגון. רשתות חברתיות בעבודה ממילא יוצרות אחווה ובתקופה כזו יכולות לשמש ממש חבל הצלה. לכן זה הזמן לחזור לחלק מהדברים שעשינו גם בתקופת הריחוק של הקורונה, לוודא שישיבות כוללות שיח אישי, להקפיד לטפח מערכות יחסים, לעודד את האנשים לדבר, להישען זה על זה ולחזור לערבב בין החיים והעבודה.
ולזכור שלאנשים שונים יש צרכים שונים. עבור חלק דווקא השגרה והיציבות יוצרים את החוסן בתוך הכאוס. אחרים צריכים עכשיו גמישות במקום ובזמן ואפילו בהיקף העבודה כדי לתפעל את אתגרי החיים או להוריד עומס. ויש מי שיגידו לכם שהם לא יכולים להתרכז, לעבוד, להתפנות וגם לזה צריך לדעת להקשיב. זו תקופה לחזור ולתרגל את הגמישות הנדרשת בעבודה כדי לטפל קודם כל בחיים.
היום שאחרי גם הוא בסוף יגיע. ובתוך כל משבר צריך לזכור שמה שאנחנו עושים עכשיו מעצב את מי שנהיה באותו היום גם בהקשרים של הרציפות העסקית אל מול בעלי העניין שלנו בחו"ל, וגם בהקשרים של תרבות ארגונית ומחוייבות עובדים הנובעת מכל מה שאמרנו ועשינו, ולא אמרנו ולא עשינו, בתקופה שכזו.
והכי חשוב, תשמרו על עצמכם. ביחד ננצח.
2 תגובות
הי נירית, שלום!
אני עוקבת אחריך כבר תקופה…
מעניין אותי למה התכוונת כשכתבת שבימים אלו אנחנו נקבע את מה שיהיה ביום שאחרי.
אני ראש צוות של פרוייקט משותף עם הצבא, מצד אחד רוב הפרוייקטרים לא זמינים…מצד שני אני לא רוצה שהצוות שלי ירגיש שהוא לא בעשייה או חלילה שהפרייקטו שלנו יתבטל כהשקט יחזור
מה את ממליצה לעשות? מה לשדר לצוות?
האופן שבו אנחנו כמנהלים נוהגים – מה שאנחנו אומרים ולא אומרים, מה שאנחנו עושים ולא עושים, משפיע מאד על מי שנהיה ביום שאחרי המלחמה – שיגיע. זה גם נכון בנושא האנשים – איך שאנחנו מתייחסים אליהם, לוקחים בחשבון את הקשיים, עוזרים להם מצד אחד לוודא שהם מבינים רציפות עסקית אם רלוונטי ומצד שני שהם מצליחים לשלב את מה שקריטי במרחבי החיים האחרים עכשיו – כל זה בונה מערכות יחסים. ומצד שני הארגון – האם אנחנו משמרים ומחזקים קשר עם מי שסומך עלינו או נותנים לדברים ליפול כי לא ניהלנו נכון סדרי עדיפויות. אני לא יודעת לענות לך על הפרויקט שלך אבל אם הוא קריטי לצבא ברגע זה לומר שאנשים לא זמינים זו לא אופציה. ואם הוא לא קריטי אז ממש נכון לשחרר אנשים לעשות עכשיו דברים יותר דחופים אם זה מה שהם רוצים או לאפשר להם להמשיך בשגרה אם הם צריכים את זה. מקווה שעזרתי.