תתחילו לשאול שאלות יותר מהותיות מאשר “כמה ימים נעבוד מהבית?”

שנת הקורונה זירזה את המעבר של העבודה לדיגיטל ובכך האיצה את הניתוק של העבודה ממקום העבודה. אחד הממדים הברורים להבדל בין הארגון שהיה לארגון שיהיה בנורמלי החדש, נמצא הצורך לשלב אחרת עבודה מרחוק עם נוכחות פיזית במקום העבודה. לעבור למה שזכה לשם “עבודה היברידית” או “הארגון ההיברידי”.

הרעיון בארגון ההיברידי, שהוא מאפשר לעובדים לעבוד חלק מהזמן במקום שאינו מקום העבודה המרכזי, לשלב גם עבודה מרחוק עם עבודה מהמשרד. ועבודה מרחוק איננה רק עבודה מהבית. היא בעצם עבודה מכל מקום שאינו המשרד כפי שהגדרנו אותו בעבר. כולל עבודה ממשרדי החברה במקומות אחרים, עבודה ממשרדים שיתופיים, מחוץ למשרדים וגם מהבית.  

הבעיה בתקופה הזו, כשאנחנו מנסים בכל כוחנו לחזור להרגיש את השגרה שהתגעגענו אליה, שאנחנו מבלבלים את השינוי שעובר הארגון כתוצאה מהמעבר לעבודה דיגיטלית עם החוויה שלנו משנת 2020. ובתהליך הזה אנחנו עשויים לחשוב שאפשר להחזיר את הגלגל לאחור ופשוט לחזור למה שהיה. הקרבה שאנחנו עדיין נמצאים בה לתקופת הקורונה, שבה עבדנו כולנו בריחוק חברתי מלא, מקשה עלינו להפריד בין הארגון ההיברידי של הנורמלי החדש לבין מה שקורה עדיין בתקופה של מגבלות הקורונה.

אבל הארגון ההיברידי שאנחנו מתכוננים אליו הוא לא מה שיש לנו עכשיו. והוא גם לא שילוב של עבודה במשרדים עם עבודה מהבית בתנאים של הבית כפי שהיו בשנת הקורונה. והאתגר שאנחנו עומדים בפניו בבואנו לקבל החלטות ניהוליות בתקופה הזו, היא להפריד בין הקשיים הייחודיים לתקופת הקורונה לבין עיצוב הארגון לנורמלי החדש שיכיל, בין השאר, רמה כזו או אחרת של גמישות במקום ובזמן עבודה.  

על פי סקר עבודה מרחוק של PWC שפורסם בינואר 2021 הארגון ההיברידי של הנורמלי החדש יתחיל לקבל צורה לקראת אמצע שנת 2021. רק אחד מחמישה מנכ”לים חושב שיחזרו למשרדים בהיקף כפי שהיה לפני המגיפה. האחרים מנסים עדיין להבין את ההיקף הנכון לשילוב וכולם מבינים שצריך גם משרדים בנורמלי החדש. וכולם מודאגים מההשלכות הרחבות יותר. ומבינים שלפני שנוכל להבין אותן, אנחנו צריכים להבין את הנורמלי החדש בעידן של עבודה גם בממד הדיגיטלי.

אפשר לראות ארגונים שלא עבדו כלל מרחוק מגדירים משהו להמשך, אפילו אם מוגבל ליום עבודה מהבית. ארגונים שכבר עבדו מרחוק במתכונת יום עבודה מהבית או יותר מגדירים היום מדיניות, למשל חצי-חצי – יומיים שלושה מרחוק או מהבית, לבחירת העובד או החברה. יש את אלה שגילו את המשרד המבוזר ומנסים להגדיר אפילו את האפשרות לבחור את כל המרחב – מעבודה מלאה במשרד ועד עבודה מלאה מרחוק. ויש גם ארגונים שחושבים שכאשר יתאפשר, צריך לחזור למתכונת העבודה הקודמת.

על פי הסקר כרבע מההנהלות עוברות להיקף עבודה שרובו מרחוק, כשליש יעבדו בעתיד יותר מרחוק מאשר בעבר בשילובים שונים, רבע נוסף מבינים שאנשים רוצים את הגמישות ומעדיפים להגביל אותה ורק כשישית מההנהלות מתכוונים לחזור למשרדים באופן מלא. בהעדר הבנה ברורה איך יתפקד הנורמלי החדש, רבות מהתשובות נמצאות באזור ה”חצי-חצי” – בערך מחצית העובדים רוצים לעבוד כ 3 ימים מרחוק גם אחרי הקורונה ושני שליש מהמנהלים חושבים שהם צריכים להיות 3 ימים בשבוע במשרדים כדי לשמר את התרבות.

גמישות מול חיסכון בעלויות

אם נסתכל על הכסף, זה שיוצא על הנדל”ן עצמו, כמעט 90% מההנהלות מצפות לעשות שינוי באסטרטגיית המשרדים שלהם בשנה הקרובה כולל צמצום שטחי המשרד במה שהיה המטה והמרכזים היקרים ופתיחת משרדי לוויין.

הסוגייה שאנחנו נדרשים לה עכשיו היא ההחלטה עד כמה אנחנו בוחרים להיות על הציר של הגמישות, עבור אילו אוכלוסיות שונות בארגון ובאילו נסיבות. בתהליך הזה אנחנו צריכים לענות על מגוון גדול יותר של שאלות מאשר “כמה מהמשרד וכמה מהבית?”. הנה כמה מהן:

  • לבחירת העובד, החטיבה או הארגון כולו?
  • האם יש ימים בשבוע שאי אפשר לעבוד מהבית. יש ארגונים שבחרו למשל להגביל עבודה מחוץ למשרד שלא תכלול ימי ראשון/חמישי כדי למנוע סופ”ש ארוך.
  • האם יש ימים בשבוע שבהם כולם מחוייבים להגיע למשרד? למשל לצורך פגישות חוצות ארגון וממשקים. צריך לקחת בחשבון שבפתרון כזה אין חסכון בעלות תפעולית וצריך עדיין תשתית למקסימום העובדים.
  • האם תרצו “לסגור” את הארגון או יחידות מסויימות ביום מסויים – כולם עובדים מרחוק, מאפשר חסכון תפעולי אולם לוקח את הגמישות מרמת הפרט. יש ארגונים שבחרו לשלב יום סגירה כללי ויום בחירה כדי לאפשר גם חסכון וגם גמישות.

 

חשוב לזכור שהמטרה של עבודה היברידית הוא לאפשר לאנשים לעבוד במשרד או מרחוק על פי שיקולים של פרודוקטיביות וצרכי גמישות המשתנים בין סוגי עבודה וגם מאפייני וצרכי העובדים. וזה מחייב שנבין שעבודה היברידית איננה פשוט מהלך עבודה רגיל עם פיזור רנדומלי בין המשרד לבית. כדי לאפשר יעילות, הבחירה מתי ואיפה לעבוד צריכה להיות תלויה במאפיינים של עבודה וגם של העובדים עצמם.

חלוקת שעות העבודה

העבודה במשרד מאופיינת לרוב בצרכים של עבודה סינכרונית – כזו הדורשת שיתוף פעולה ותאום בזמן אמת עם אחרים. למשל: עבודה שדורשת ציוד, כלים ותנאים פיזיים, שמאופיינת על ידי מורכבות, נושאים רגישים, פעילויות המאופיינות באינטראקציה גבוהה וגם יצירתיות או חדשנות. כל אלו לרוב עדיפים פנים אל פנים.

העבודה מרחוק מאופיינת בא-סינכרוניות – כזו שאפשר לעשות באופן עצמאי וללא תלות בזמן ומקום. למשל: עבודה מנוהלת עצמית, זמן שקט להכנות, ניתוחים, יצירת דוחות, מצגות, תכנון או אסטרטגיה ותיעוד.

ובשביל שהחלוקה הזו תעבוד, צריך גם להבין שיום עבודה מהבית לא דומה ליום עבודה מהמשרד, רק מהבית. דווקא יעילות כאן מתאפשרת אם מפרידים בין הצורך בזמינות של אנשים לפגישות ותקשורת לבין זמן לעבודה בניהול אישי, בין אם היא נעשית על ידי האדם עצמו ובין אם היא נעשית בקבוצות שמתאמות בעצמן את זמן העבודה.  לכן בשביל לקבל את הערך מהעבודה ההיברידית מומלץ להגדיר שעות מסויימות ביום כשעות ליבה לפגישות שבהם כולם זמינים ברמת הארגון, ברמת המפעל וברמת צוותים, בין אם הם במשרדים ובין אם הם עובדים מרחוק. ובמקביל להגדיר שעות שבהם אין כלל ישיבות ברמת ארגון או יחידה ארגונית כדי לאפשר הפסקות (למשל 12-13) אבל גם כדי לאפשר לאנשים לקבל את הערך מהעבודה ההיברידית ביכולת לנהל את שעות העבודה מרחוק לצרכי גמישות ופרודוקטיביות אישית. כך, מי שעובד הכי טוב בשקט עשוי למשל להעדיף לעבוד בשעות הלילה ולפנות זמן אחה”צ למשפחה.

היקף העבודה ההיברידית לא יכול רק להיות מוגדר ברמת הארגון. צריך גמישות ברמת יחידות עסקיות או מנהלים כדי להתאים את ההחלטה לצרכים של התפקידים השונים, הצוותים בתקופות השונות וגם מאפיינים אישיים של עובדים.

יכולים לעבוד מהבית:

  • מאפייני תפקיד: כל מי שתפקידו מאפשר לחלק מהעבודה להיעשות מרחוק
  • מאפייני צוות: בתקופות שבהם יש בצוות עבודה א-סינכרונית ואנשים יכולים להתקדם בעבודה באופן עצמאי יחסית
  • מאפיינים אישיים: לבעלי יכולת ביצועים גבוהים באופן מתמשך בעבודה עצמאית.

לא יכולים לעבוד מהבית

  • מאפייני תפקיד: דורשים 100% נוכחות פיזית, שימוש בכלים וציוד. ואין בכלל עבודה שניתן לעשות מרחוק או דרך הנחייה של אחרים מרחוק
  • מאפייני צוות: תקופות בהן עבודת הצוות דורשת עבודה סינכרונית מלאה שבה נוכחות של כולם באותו מרחב הכרחית. לדוגמא היקף גבוה של תלויות או שיתופי פעולה, חשיבה משותפת, תהליכי יצירה ותכנון.
  • מאפיינים אישיים: אנשים חדשים בתפקיד או בארגון הדורשים הנחייה צמודה שלא ניתן או עדיף שלא לעשות מרחוק. או אנשים בעלי ביצועים נמוכים וחוסר יכולת עמידה ביעדים וניהול עצמי.

ויש כמובן את ההעדפות האישיות של אנשים. גם כאן מחקרים שונים מראים שונות רבה בקרב עובדים לגבי מודל עבודה היברידי המשלב עבודה במשרדים ומחוץ לארגון. המחקר של PWC למשל מראה שמעל מחצית העובדים רוצים לעבוד לפחות 3 ימים מרחוק. ומחקר אחר של סטנפורד שנעשה יחסית בתחילת המגיפה הראה שכ 40% מהעובדים רוצים לעבוד לפחות 3 ימים מרחוק, ושיש קשר בתשובה לרמת השכלה והכנסה.

כדאי לקחת בחשבון שהעדפות הפרט לא קשורות רק בצרכים אישיים ומשפחתיים אלא גם בהעדפות הקשורות למאפייני עבודה, יכולת ריכוז, צרכים סביבתיים. למשל, יש אנשים שבשביל לסיים מצגת חשובה יעדיפו לעבוד מהבית כדי לא להיות מוסחים בשיחות עבודה. אחרים בדיוק באותה סיטואציה יעדיפו להגיע למשרד כי הם יכולים להתרכז יותר טוב בסביבת עבודה. וכמובן, לאחר שנה של שהייה צפופה במשפחה, רבים שואלים את עצמם שאלות סביב חלוקת היום המסורתית שבה רואים את המשפחה רק בערב וגם זה יהפוך לשיקול אם אנשים יתחילו לבחור מקומות עבודה על סמך היקפי גמישות.

זה השלב שבו אנחנו מעצבים את מי שאנחנו רוצים להיות עכשיו. את מותג המעסיק, את ניהול העובדים, את התרבות, את הלמידות, את צורות העבודה, התנאים, היכולות, הטאלנט. אנחנו נצטרך להגדיר מחדש רבים מהתהליכים, אפילו הפרדיגמות, סביב עבודה, אנשים, תהליכים, ניהול. ולהניע את כל אלה בארגון תוך כדי תקופה שבה נעבור לנורמלי החדש. עד שנגלה שהוא כבר לא חדש.

לינק לטור בדה-מרקר 07.04.2021

ערכה לגיבוש מדיניות עבודה היברידית

מטרת הערכה לעזור לכם לנהל את השיח שיאפשר להנהלה לבחור איפה כארגון הם היו רוצים להיות על הציר שבין עבודה שהיא מקום לבין עבודה מבוזרת. כדי שנוכל להבין את כל ההשלכות של מודל העבודה שהחלטנו לאמץ.
שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב email
שיתוף ב whatsapp

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.

large-AX1A2125-2
נירית כהן

אני נירית כהן ובעשור האחרון אני מובילה שיח חדשני על עולם העבודה העתידי והאסטרטגיות הדרושות לאנשים וקריירות, למנהלים וארגונים וגם בממד הלאומי של כלכלה, חברה וחינוך.

חיפוש
המומלצים
הרשמה לבלוג
כדי שתישארו מעודכנים

אנשים. ארגונים. מדיניות.

העולם משתנה סביבנו ופוגש אותנו כל פעם במקום אחר. מה מעניין אתכם היום?
למנהלים: בשביל להכין את המנהלים, התהליכים והארגון ההיברידי עם הפנים ל 2021
לעובדים: כדי לוודא שיש לכם את האנשים הנכונים עם המיומנויות הנכונות לארגון העתידי
לקריירה האישית: מפה וכלים לחיפוש עבודה, ניהול ושינוי קריירה 
לחינוך: כל מה שמשתנה במערכות החינוך, ההשכלה וההכשרה והמדיניות הציבורית

למנהלים

לעובדים

לקריירה האישית

לחינוך

כדי שתהיו מוכנים... הירשמו לבלוג