עבודה לצד מלחמה מציבה לנו אתגרים. עולם העבודה העתידי מציע לנו פתרונות.
פתרונות עולם חדש מותאמים לצורך לנהל עבודה כשלא ברור כמה אנשים זמינים בכל רגע לעבודה, פיזית ורגשית. הם גם מותאמים לצורך לנהל אנשים שמנהלים בעצמם אתגרי חיים לא רגילים לצד אתגרי עבודה לא רגילים. וכולם לא בטוב, בטח לא כרגיל.
לכן גם הפתרונות לא כרגיל.
אחד הפתרונות האלה מתחיל בפירוק התפקידים למשימות.
שנים, ניהלנו את עבודה דרך תפקידים – מבנים מסורתיים אל תוכם אספנו אחריות על משימות שדרכן אנחנו משיגים את תוצאת העבודה – לדוגמא תפקיד נציג מכירות כדי להשיג יעדי מכירות או מנהל שירות לקוחות כדי להשיג שביעות רצון לקוחות.
הניהול הזה יוצר לנו עכשיו אתגרים. מה עושים אם מנהל המכירות במילואים? או ראש צוות הפיתוח לא פנויה לעבודה כרגיל כי בן הזוג שלה במילואים? או שאין מספיק אנשי שירות לקוחות כי הם יושבים באזור עימות ולכן פינו אותם לבתי מלון ואי אפשר לתפעל מערך שירות מבתי מלון?
אתגרי עולם העבודה העתידי דומים מאד לאתגרים של עבודה לצד מלחמה. כי בלי קשר למלחמה אנחנו רואים עלייה בתנאי אי וודאות, שינויים מהירים, כלים חדשים, צורות העסקה חדשות, ציפיות משתנות מדורות של עובדים וגם טכנולוגיה. בימים אלה השיח בעולם עוסק בצורך לארגן מחדש את העבודה כדי להשתמש נכון בבינה מלאכותית יוצרת (GenAI). ומהשיח הזה עולה בבירור הצורך להגדיר מחדש את העבודה, להפסיק לדבר על תפקידים ולהמיר אותם במשימות.
אין שום דבר קדוש בהגדרות התפקיד המסורתיות. בשביל להבין את השינוי הזה צריך להתבונן רגע במרכיבים של העבודה.
עבודה: זו המטרה, התוצאה שצריכה להתקבל – לדוגמא השגת יעדי מכירות או הגדלת שביעות רצון הלקוחות.
משימה: זו כבר הפעילות הספציפית שצריך לבצע כדי לעשות את העבודה, כמו כתיבת דוח או ניתוח נתונים.
כניסתה של הבינה
התפקידים בארגון לא ירדו כתורה מסיני. הם בסך הכל אסופה של משימות ששכללנו עם השנים לכדי הגדרות ארגוניות בתהליך ניהולי. בתקופה הזו, ההגדרות האלה מגבילות את הגמישות הארגונית שלנו. עובדה – כשהיינו צריכים במצב חרום למשל לשים חלב על המדפים, ידענו לקחת עובדי מטה ולהסיט אותם למשימה הזו למרות שזה לא קשור ל"תפקיד" הרגיל שלהם.
יש הרבה סיבות לשמר את הגמישות הזו, לפרק תפקידים למשימות ולהרכיב אותם בחזרה בדרכים חדשות. היכולת הזו מייצרת לנו גמישות ארגונית ועיצוב תפקידים שעובד גם עבור העבודה וגם עבור האנשים. הצורך ללמוד לנהל משימות מחייב את הארגון לעבור מהיררכיה לרשתיות. במקום לשאול – "לאיזה תפקיד המשימה הזו שייכת?" אנחנו לומדים לשאול – "מי האדם הנכון למשימה על פי צרכים של ניסיון, פיתוח, עומסים של עבודה וגם עניין או גיוון?"
כניסתה של הבינה המלאכותית היוצרת מספקת לנו סיבה חדשה להתאמץ לפצח את האתגר לנהל משימות ולא תפקידים. כי ה AI לא עושה עבודה, הוא עושה חלק מהמשימות הנדרשות לעבודה. ובתהליך הזה הוא משנה תפקידים ומיומנויות נדרשות. דוח עתיד העבודה לאור הבינה המלאכותית היוצרת שפורסם על ידי דלויט טוען שאם הבינה המלאכותית היוצרת לא תעשה את העבודה אז היא גם לא תעלים משרות. אבל היא כן תיקח מאיתנו את המשימות שהיא מיומנת מאיתנו לבצע כמו ניתוח נתונים או עיבוד כמויות גדולות של תוכן. ובכך היא יכולה לפנות אותנו להתמקד במשימות חדשות. או במקרה שלנו, באתגרי החיים לצד מלחמה.
הזמן הנכון
לכן גם אם נדמה לכם שאין עכשיו זמן או קשב להבין איך מיישמים בארגון בינה מלאכותית יוצרת, זה בדיוק הזמן לשיחה הזו. את הפרדוקס הזה אתם מכירים גם מימים של שגרה כשצריך לגייס אנשים כי חסרים לכם עובדים ואתם כורעים תחת הנטל. עצם תהליך הגיוס של עובדים חדשים יוצר נטל נוסף אבל כולנו מבינים שזה זמן ששווה להשקיע בטווח המיידי כדי לאפשר את הצמיחה. זה נכון גם לעבודה במלחמה. חלק מהאנשים חסרים. חלק מהאנשים מתפקדים פחות. למי יש זמן ללמוד AI? ליישם אותו בתהליכים? הרי כשעשיתם סדרי עדיפויות לאור האתגרים של המלחמה יש סיכוי טוב שעצרתם את הפרויקטים האלה והפניתם את המשאבים למלא את החוסרים בשוטף…
רק שאנחנו לא בשגרת חרום קצרה אלא בתכניות עבודה 2024 שבהם אנחנו צריכים לעבוד לצד מלחמה בהיקפים לא ברורים, אולי משתנים, עם המון אי וודאות – כל המאפיינים של עולם העבודה המשתנה מבלי יכולת להתעלם מהם ולנהוג כרגיל. ולכן אנחנו חייבים ללמוד להתנהל אחרת – גם בשביל העבודה וגם בשביל האנשים. כמו גיוס אנשים, גם גיוס הבינה המלאכותית היוצרת לעבודה תייצר עבור האנשים זמן בכך שהיא תעשה חלק מהמשימות הנדרשות כדי להשלים את העבודה. בימים כתיקונם היינו אומרים שזה מפנה את העובדים לעשות דברים יותר חשובים. בתקופת מלחמה יכול להיות שזה פשוט מבטיח לפנות אותם לעשות את מה שהם צריכים כדי לנהל את האתגרים הייחודיים של התקופה הזו, בעבודה ובחיים.
דווקא בשביל הגמישות שאתם צריכים עכשיו, עבודה ואנשים, כדאי להגדיר את שנת 2024 כשנת פירוק העבודה למשימות והרכבתה מחדש בכלים של עולם חדש:
זהו פרויקטים מתוך תפקידים: זו התשתית לניהול גמיש של העבודה כי משימות שניתן להגדיר כסוג של "פרוייקט" אפשר לתת למישהו אחר – אנושי או טכנולוגי. אם עדיין אין לכם כזו, כדאי לייצר פלטפורמה שמאפשרת הקצאת משימות לאנשים על סמך כישורים, זמינות ועניין. ארגונים רבים יוצרים תהליכים כאלה לפרויקטים זמניים ומאפשרים בכך לעובדים להעשיר ולגוון את העבודה תוך שהם עובדים על דברים שמישהו אחר באמת צריך. בתקופת מלחמה זה מאפשר לכם להשלים חוסרים של אנשים שאינם זמינים לעבודה כרגיל.
השתמשו בענן העבודה האנושי: יש כזה בחוץ – אנשים שיכולים לעבוד על המשימות שלכם מבלי שהם יהיו עובדים שלכם. כבר כמה שנים אנחנו מדברים על המגמה הזו בעולם העבודה המשתנה שמאפשרת לארגון כח עבודה משולב בצורות עבודה חדשות וגמישות. יש משימות שניתן להפנות לפרילנסרים, לעצמאים שמחפשים עוד עבודה או אפילו לפלטפורמות ענן. בתקופה זו בארץ יש אנשים רבים שלא יכולים לעבוד כרגיל וישמחו לעשות עבודה פרויקטלית.
למדו את העובדים בינה מלאכותית יוצרת: כדי לגייס עוזרים דיגיטליים לעבודה ולפנות זמן לאנשים צריך ללמד את העובדים על הכלים ולעזור להם ליישם אותם ביום יום שלהם. הצעד הראשון בהכשרת האנשים להשתמש ב AI זה להבין אילו מיומנויות הכלים עושים טוב מאיתנו וכדאי לנו לתת להם לעבוד במקומנו. בניגוד לתהליכי אוטומציה מורכבים שמנוהלים מלמעלה, כאן כדאי לעבוד דווקא מלמטה כדי שהעובדים יוכלו לעצב מחדש את התפקידים והתהליכים. לא מדובר רק בהכשרות טכניות אלא ממש בהבנה איך עובדים לצד הטכנולוגיה באופן שמשנה את העבודה לא רק לטובת איכות העבודה אלא גם לטובת היכולת של כל אחד מאיתנו לנהל זמן ויעילות, בעבודה ובחיים.
אלו רק צעדים ראשונים אבל הם ישימו אתכם במסלול הנכון. בהמשך תהיו חייבים להבין איך השתנו התפקידים, המיומנויות הנדרשות וגם השלכות על ניהול ותרבות. אבל כל שינוי מתחיל בצעדים קטנים ואלה הצעדים הקטנים שלכם לתכניות עבודה 2024. צעדים שיוודאו שאתם מגמישים את כח העבודה להתמודד עם עבודה לצד מלחמה ובמקביל בונים מיומנויות עולם עבודה עתידי גם בארגון וגם אצל האנשים.
