fbpx

הקיר הבלתי נראה של המשרד הפתוח

המשרד האישי – לא מה שחשבתם

לעובדי הידע של העשורים האחרונים יש דרישות משתנות מסביבת העבודה. הם צריכים גם להתרכז וגם להתאוורר. מבקשים שיהיה להם זמן, מקום ושקט לעבוד לבד אבל גם כזה שיאפשר להם להיפגש, לשוחח, לשתף פעולה. ואלה האחרונים כוללים את כל המגוון החל ממפגש פנים אל פנים עם עמית או עובד, דרך פגישות בצורות שונות ועד מפגשים מקריים שיוצרים חדשנות והתפתחות. בשביל לאפשר את כל אלה השתנו בשנים האחרונות כמה פעמים פני המשרד הפיזי. בהתחלה נפתחו דלתות המשרדים ונבנו קומות שלמות של קוביות. בהמשך הוסרו גם הקוביות ונוצרו חללי עבודה פתוחים, שולחנות ארוכים מחדר האוכל של הקיבוץ, פינות ישיבה וחדרים שקופים לשיחה פרטית. המחשבה מאחורי השינויים האלה מתייחסת לקירות ולדלתות כאל מגבלות לקשר ושיח בגבולות המשרדים. הרעיון היה שאם רק נושיב אנשים מקבוצות שונות ודרגים שונים ביחד, הם ישתפו פעולה, ייצרו רעיונות, ישברו מסגרות. והעשייה כמובן תרוויח.

הסופר ג’ון לה קארה כתב שהשולחן הוא מקום מסוכן לראות ממנו את העולם ואכן בתהליך הזה התרחקנו מהשולחן המשרדי הקלאסי. השאלה המעניינת באמת היא האם יש סימנים לכך שהורדת החסמים הפיזיים בארכיטקטורת המשרדים הפתוחה שינתה באיזה שהוא אופן את דפוסי ההתנהלות של אנשים במרחב באופן שמתאים למה שאנחנו רוצים שיקרה בתוך המשרד הפיזי. או במילים אחרות, האם אנשים באמת יותר עובדים ביחד, יותר פרודוקטיביים, יותר אפקטיביים? מהי בעצם הסביבה המיטבית לעשייה בתעשיות הידע המתרחבות?

מה שהחיישנים חושפים

כניסתם של סנסורים לחיינו מאפשרת לנו היום לבחון את מה שאי אפשר היה לדעת בעבר. סנסורים בכיסאות יודעים למדוד כמה זמן אנחנו יושבים ליד השולחן ואלה שברצפה מודדים איך אנחנו נעים במרחב. סנסורים על הניידים או בתג העובד רואים איפה אנחנו נמצאים וגם עם מי. סנסורים שמקשיבים לקול יודעים לנתח איך אנחנו מדברים ומגיבים ואלה במצלמות יכולים לנתח את הבעות הפנים שלנו. אנחנו משאירים עקבות דיגיטליים עם כל פגישה, מייל, גלישה, שיחה ואפליקציה וגם תנועה במרחב וכלים שאוספים את המידע הזה גם בלי לראות את התוכן שלו יכולים ללמוד את ההתנהגות שלנו במרחבי המשרד. ואם זה מטריד אתכם קצת או הרבה, סביר להניח שתתרגלו מהר כשתתחילו לקבל מזה ערך בדמות סביבת עבודה שתתאים את עצמה למה שאתם מעדיפים גם בלי שתבקשו ותדע אפילו להפגיש אתכם עם האנשים הנכונים במקומות הנכונים בתנאים הנכונים.

מחקר של הרווארד מ 2018 נעזר בסנסורים לבישים כדי לבחון את ההשפעה של המשרדים הפתוחים על התנהלות העובדים כולל דפוסים בהתנהלות פנים מול פנים, מייל וכלי צ’אט.  המחקר בחן שני מקרים בהם מטות של ארגונים עברו ממשרדים סגורים למבנה משרד פתוח בבחינת מה שהם קוראים “האנטומיה של שיתופי הפעולה” ומצא באופן מפתיע שעבודה בשטחים פתוחים דווקא הקטינה את זמן מפגשי פנים על פנים בכמעט 70% ומול זה עלה השימוש בכלי התקשורת הדיגיטליים בכ 50%. הסתבר שכאשר אנשים רוצים להימנע משיתוף פעולה יש להם מגוון דרכים לעשות זאת, כולל הימנעות מקשר עין, לבישת אזניות ואפילו התעלמות מניידים ואפליקציות. זה לא נדיר היום לפגוש, במיוחד דור צעיר, שחי כשהנייד שלו על Do Not Disturb והכלים מתפתחים כל הזמן לאפשר סינון בין הפרעות לא רצויות ואלה שרוצים שיכנסו. פילוסוף צרפתי מהמאה ה 18 בשם דניס דידרו קרא לזה “הקיר הרביעי”, זה שמפריד בין השחקנים על הבמה לבין הקהל, בין שחקן הכדור-סל הקולע לסל לבין הרעשים. זה הקיר שיוצר עבורנו את האינטימיות שאנחנו זקוקים לה וככל שהקהל והרעשים מסביב גדולים יותר וחזקים יותר, כך הוא חשוב יותר.

החוקרים של הרווארד טוענים שאנשים בשטחי עבודה פתוחים מוצאים דרכים לייצר לעצמם את הקיר הרביעי, והאנשים שסביבם לומדים לכבד אותו. לכן, כשרואים מישהו מרוכז לא מפריעים לו ואם בכל זאת הפרעתם וקיבלתם את אותו מבט כעוס, לא תעשו את זה שוב. התהליך הזה מייצר תהליך חברתי תרבותי של קירות בלתי נראים במקומות שאין בהם מספיק קירות פיזיים.

עקומת אלן נכונה מתמיד

גם במיקרוסופט בחנו אילו גורמים בסביבת העבודה משפיעים על פרודוקטיביות ועל שביעות רצון בעולם של מהנדסי תכנה. המסקנה המעניינת במחקר היתה קודם כל שאין דרך אחת לגרום לאנשים להיות יותר יעילים אבל כנראה תפוקת העבודה הנתפסת של מהנדסי תוכנה גבוהה יותר בעבודה בחדר פרטי ביחס לעבודה בחללים פתוחים.

עוד עלה בבירור שיש מתח מובנה בין יעילות אישית ליעילות צוותית ולפעמים מה שהכי טוב ליעילות שלי לא יעיל עבור הצוות. לדוגמא, אנשים לא אוהבים שמפריעים להם וזה מצד אחד מרמז שכדאי לייצר סביבה סגורה שבה אני יכול לעבודה ללא הפרעות, אבל באותה מידה חסמתי עכשיו אולי מישהו שצריך עזרה ולא יתקדם בלי לדבר איתי.

זה המקום לשים לב שתפקידים כמו אלה של מפתחי תכנה, אבל לא רק שלהם, השתנו מהותית בעשור האחרון. בעצם, לארכיטקטורה הפיזית של מקומות העבודה התווספה בעשורים האחרונים ארכיטקטורה דיגיטלית שמקיפה אותנו כעובדים אבל גם כצוותים וכארגון. צוותים רבים עובדים גלובלית ונעזרים בכלים שיתופיים רבים, בממוצע מעל 11 סוגים שונים של כלי תקשורת. זאת בהשוואה לשיחות טלפון ופגישות שהיו שתי צורות התקשורת המקובלות לפני כמה עשורים.

אז אם המשרדים לא פיזיים ואפשר בכלים דיגיטליים גם לעבוד וגם לתקשר וגם להיפגש ולחלוק מסמכים, אז אולי אין משמעות לקרבה הפיזית לצרכי תקשורת בין אנשים? ב 1977 הגדיר תומאס אלן את מה שהפך להיות מוכר כעקומת אלן The Allen Curve, שמראה את הקשר בין מרחק פיזי ותקשורת. אז נטען שיש פי ארבע סיכוי שנתקשר עם מישהו שיושב במרחק 2 מטר מאיתנו לעומת מי שיושב 20 מטר מאיתנו. במחקר שנעשה ב MIT טוענים שהעקומה היום אפילו יותר נכונה מתמיד, למרות כל הכלים שמקצרים לנו את דרכי התקשורת. שם מצאו שמהנדסים שיש להם משרד פיזי יתקשרו כ 20% יותר דרך הכלים הדיגיטליות מאלו שעובדים מרחוק ועובדים שנמצאים באותו בניין משרדים ישלחו ביניהם פי ארבעה מיילים מאשר התקשורת שתהיה בינם לבין עובדים במקומות פיזיים אחרים.

לכן השאלה כיום איננה האם צריך לוותר על שטח העבודה הפתוח לטובת חזרה אל המשרדים הפרטיים של פעם. גם כאן הטכנולוגיה כנראה תבוא לעזרתנו ובמשרד העתידי נראה כנראה את התמהיל שכולל גם חדרים פרטיים וגם שטחים פתוחים מסוגים שונים. אבל כשמבינים שהחדר הפרטי אינו המקום האחד שבו אנשים עובדים, אפשר להיפרד מתפיסות הנוגעות לגודלו ולשאר סמלי הסטטוס שהוא הביא איתו בעבר ולספק רק את מה שצריך לעבודה שקטה בריכוז גבוה. בבניין חכם עם סנסורים ידע הבניין להפנות אנשים לחללים הנכונים בזמן הנכון ועל פי העדפות אישיות ולנהל בכך מספר חדרים קטן ממספר העובדים. שני הגורמים האלה גם יחד, הקטנת שטחי המשרד למינימום הנדרש והקטנת כמות המשרדים עלפי נתוני ניצול, יעזרו לארגונים להביא למינימום את שטחי החדרים ויאפשרו הקצאת שטחים נרחבים לסוגים אחרים של חללים, כולל חללי מפגש, פגישות ורגיעה.

המטרה כנראה צריכה להיות לייצר את הסביבות, הפיזיות והדיגיטליות, שיחברו בין האנשים הנכונים בצורה הנכונה ובזמן הנכון. ולכן השאלה איך נראית הסביבה הפיזית שמאפשרת לנו בכל רגע נתון לעשות את מה שאנחנו צריכים היא שאלה מאד מעניינת לשנים הקרובות גם עבור הארכיטקטורות וגם עבור הכלים שישלימו אותם. כדי שתהיה לנו הסביבה המיטבית לעשייה מכל מקום.

לינק לטור בגלובס 22.12.19

מוזמנים להרשם להרצאה בכנס שיתקיים ב12.2.20 להרשמה:
https://www.wellconference.co.il/

שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב email
שיתוף ב whatsapp

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.

large-AX1A2125-2
נירית כהן

אני נירית כהן ובעשור האחרון אני מובילה שיח חדשני על עולם העבודה העתידי והאסטרטגיות הדרושות לאנשים וקריירות, למנהלים וארגונים וגם בממד הלאומי של כלכלה, חברה וחינוך.

חיפוש
המומלצים
הרשמה לבלוג
כדי שתישארו מעודכנים

אנשים. ארגונים. מדיניות.

העולם משתנה סביבנו ופוגש אותנו כל פעם במקום אחר. מה מעניין אתכם היום?
אנשים וקריירות: כדי לחבר אנשים ולפתח קריירות בתוך ארגונים וגם ברמה האישית
מנהלים וארגונים: בשביל להכין את העובדים, התהליכים, המנהיגות והארגון לעתיד
השכלה ומדיניות: כל מה שצריך לעדכן במערכות החינוך, ההשכלה וההכשרה והמדיניות הציבורית

אנשים וקריירות

מנהלים וארגונים

השכלה ומדיניות

כדי שתהיו מוכנים... הירשמו לבלוג