Home»ארגונים»דילברט מת, יחי המשרד החדש!

דילברט מת, יחי המשרד החדש!

0
Shares
Pinterest Google+

 על עבודה וקריירה כל יום רביעי בגלובס והשבוע:

המקום השלישי נוצר כאשר העבודה הפסיקה להיות מקום והפכה להיות משהו שאנחנו עושים

אם יצא לכם לשבת בבית קפה  באמצע היום, בוודאי שמתם לב לאלה שיושבים בפינה, עם מחשב נייד, לבד או בקבוצות ורואים עליהם שמלבד המקום בו הם יושבים, הם בעצם באמצע יום עבודה לכל דבר. קוראים לזה המקום השלישי. המקום הראשון הוא מקום העבודה כפי שהתרגלנו לחשוב עליו, במשרד עם או בלי דלת בתוך מבנה משרדים עם לוגו בראשו. המקום השני הצטרף אליו לפני עשור או שניים כשנוספה לנו האפשרות לעבוד גם מהבית. בשנים האחרונות התווסף המקום השלישי שהוא בעצם "כל מקום". זה קרה כאשר העבודה הפסיקה להיות מקום ועברה להיות משהו שאנחנו עושים. בתעשיות רבות הפסיק המשרד הפיזי להיות רלוונטי. אם רוב היום אתה או על המחשב או בטלפון או בווידאו, הרי שאפשר לעשות את אלה מכל מקום ולכן כביכול אין סיבה לעבוד ממשרד. האמנם?

עד שנת 2025 סביר להניח שיסתכלו על בנייני המשרדים שלנו ממש כמו שאנחנו מסתכלים על אולמות הייצור של 1800. על פי דוח של האו"ם עד שנת 2050 צפויים כ 2.5 מיליארד אנשים לעבור לערים, כ 190 אלף איש בכל יום… אין ספק שמעבר כזה משפיע על תשתיות התחבורה והמקום הפיזי בערים. ניתן כבר לראות יותר ויותר ערים בעולם המגבילות את כניסת הרכבים לחלקים נרחבים מהעיר ומחליפות אותן באמצעי תחבורה חלופיים או במכוניות לשימוש על פי צורך. הרעיון של שיתוף בתשתיות הולך וגובר בערים. Gilles Vesco הוא דוגמא לפוליטיקאי צרפתי שצופה את המגמה באמרו: "בקרוב נשפוט עיר על פי הערך שהיא מביאה לשיתוף, שיתוף באמצעי תחבורה, בשטחי ציבור, במידע ושירותים. ככל שהעיר תוסיף יותר מאלה, כך היא תהיה יותר אטרקטיבית לתושביה". תיכף נגיע לנושא השיתוף במשרדים.

40% מהשולחנות במשרדים עומדים ריקים

בינתיים אם מסתכלים, אפשר כבר לראות כמות גדולה של שטחי משרד ריקים. עשיתי את התרגיל הזה עם הנהלה של חברת ביטוח גדולה כשאמרתי להם שיבדקו וסביר שיגלו כ 40% משטח המשרדים שלהם ריק בכל רגע נתון. הבדיקה הראתה שאכן כך וזה לא מפתיע. בעשורים האחרונים הוספנו שטחי משרד עצומים. ההיגיון שמאחורי המעבר ממשרדים עם דלת לקוביות פתוחות היה נעוץ בצורך לעודד שיתופי פעולה ושיחות על פני עבודה מאחורי דלת סגורה. הרעיון של שולחן לכל עובד נשען על עולם העבודה של שנות ה 70 בו הטכנולוגיה הייתה גדולה ויקרה ועבודה מולה דרשה שנהיה במשרד, עם הניירות, המחשב הנייח והטלפון השולחני. באותה חברת ביטוח היום הכל ממוחשב ורוב האנשים עובדים מהשטח. ועם זאת, יש להם שולחן…

עם התפתחות הטכנולוגיה והשתנות העבודה כח העבודה הנייד כבר אינו זקוק למשרד במתכונתו הישנה כבסיס קבוע. בדוח של חברת התקשורת הבריטית BT על עולם העבודה העתידי קוראים למגמה הזו "מותו של דילברט" – אותה קריקטורה מפורסמת המתבדחת על תופעות המשרד והארגון. היום אנחנו כבר לא מקובעים למקום פיזי, עושים הרבה פחות שימוש בניירות, אם בכלל, אבל עדיין יושבים שעות בפקקי תנועה בדרכנו למשרד.

אז למה אנחנו עדיין נוסעים למשרד? יש לכך סיבות טובות מאד. במחקר מעניין של אלכס פנטלנד על תקשורות בקבוצות שפורסם ב  HBR כבר לפני כמה שנים דווח על ניסוי בו הוצאו כל העובדים במרכז השירות של בנק להפסקה בו זמנית, בניגוד לפרקטיקה הרווחת להוציא אותם להפסקות בקבוצות קטנות. השינוי אפשר לעובדים זמן חברתי עם העמיתים וכתוצאה מכך עלתה היעילות במה שהוערך ב 15 מיליון דולר. אנחנו עדיין רוצים וצריכים לראות אנשים, להיפגש סביב עבודה וחברה. ועם זאת, סביבת העבודה עדיין בנויה לתת לכל אחד מאתנו שולחן פרטי ודווקא שטחי המפגש הם המצרך הנדיר ביותר בארגונים…

ארגונים החושבים קדימה יבחנו מחדש את שטח המשרד מנקודת המבט של אנשים ולא של שולחנות עבודה ויגדירו את המשרד כמקום שבו אנשים מתכנסים להיפגש, לשתף פעולה ולייצר חדשנות. בשבוע שעבר דיברנו על הצורך "למצוא מבלי לחפש" ואין ספק שלאופן ההבניה של שטחי העבודה יש תפקיד חשוב בהבניית מפגשים אקראיים שיאפשרו לאנשים להיתקל בידע וחדשנות שיובילו אותם ואת הארגון למקומות חדשים של ערך, תפוקה, חדשנות וגם חיבור ויעילות העובדים. שטחי מפגש, ועל פי המחקר של אלכס פנטלנד ב HBR, אפילו שולחנות ארוחת צהריים גדולים במיוחד בהם אנשים שלא מכירים אחד את השני יכולים להיפגש ולשוחח, הם התשובה לערך של המשרד היום.

הכירו את שטח העבודה השיתופי

ומה על עובדי תיק הקריירה? הפרילנסרים? העצמאיים? בדיון על תיק קריירה המורכב מאוסף של משרות ועבודה במתכונת עצמאית, נשאלה השאלה – איפה נעבוד? אצל רבים התשובה המתבקשת היא בשולחן המטבח או בבית הקפה השכונתי. אבל זה לא אומר בהכרח שהצורך במשרד עצמו נעלם. הוא רק מוגדר מחדש כשטח לשימוש על פי שעה, יום, תקופה או צורך על ידי מגוון של עובדים מהדור החדש, הפרילנסרים, היזמים, עצמאים, חברות קטנות. בעצם, עבור כל מי שרוצה להגיע למקום משותף בכדי לפגוש אנשים, לשתף פעולה ולייצר בעצם סוג חדש של קהילת עבודה.

המונח Coworking או שטח עבודה שיתופי הוא מונח חדש יחסית ופירושו עבודה בשטח עבודה שיתופי. מה שמבדיל בינו לבין המשרד שאנחנו מכירים, הוא שהעובדים בשטח העבודה הזה אינם עובדים אצל אותו מעסיק. שטח עבודה ציבורי מסוג זה הופיע לראשונה ב 2005 בסן פרנסיסקו, כאשר שלושה אנשי טכנולוגיה פתחו את מעונם במהלך היום למי שרצה לעבוד ממנו. מאז, כמות המקומות בשטחי עבודה שיתופיים הוכפלה כל שנה עם הביקוש של העובדים הווירטואליים לחברה על פני הבידוד של עבודה מהבית, והצורך במשהו שיחליף את בית הקפה.

עבור חלק, שטח עבודה שיתופי הוא רק שולחן לעבוד בו, במקום נוח, סוג של תחליף לשכירות קבועה של שטח משרד או חדר פגישות. שטחים אלה מאפשרים עלות שימוש לשולחן או משרד או חדר על בסיס שעה, יום, חודש או יותר. מובן שזה יקר יותר מאשר לעבוד מהבית, או מבית הקפה. אבל עבודה בשטח כזה גם מבטיחה יותר שקט ומסגרת לעומת עבודה מהבית למי שמתקשה לעבוד עם ההפרעות של הבית או של שטח ציבורי. אבל אל תטעו, לא מדובר כאן רק בשטח עבודה אלא בשינוי משמעותי הרבה יותר. זוהי דרך חדשה לחשוב על השאלות הבסיסיות ביותר של עבודה, אותן שאלות שהתייחסנו אליהן מקודם, בשביל מה לנו עדיין משרד?

אחד הגורמים המרכזיים העומדים בבסיס הגידול בשימוש בשטחי העבודה השיתופיים בעולם הוא המגמה הגוברת בעולם העבודה לאפשר עבודה מכל מקום. כבר אמרנו שאם העבודה כבר איננה מקום וזמן אז היא לא חייבת לכלול נסיעה למשרד בשעות מוגדרות. שטחי העבודה השיתופיים לרוב פתוחים 24*7 ומאפשרים גמישות למי שרוצה להתאים את העבודה להעדפות אישיות או צרכי לקוחות ושותפים במקומות שונים בעולם. בנוסף מתאימים מקומות אלה לאנשים הזקוקים להרחיב ולצמצם את שטח העבודה שלהם במהירות עם השתנות הצרכים.

לא פחות חשוב, שטחי העבודה האלה מהווים פתרון בנושא קהילה וחברה. המעבר של עבודה מ"מקום" ל"עבודה מכל מקום" אמנם הביא איתו גמישות אבל גם בדידות. שטחי עבודה שיתופיים מאפשרים לעובד הוירטואלי את הטוב שבין העולמות. מצד אחד יש לך את הגמישות לבחור מתי להגיע וללכת ועל מה לעבוד ועבור מי. ומהצד השני יש לך את השותפות שמגיעה בעבודה סמוכה לאנשים אחרים העובדים כמוך, מה שחסר בעבודה מהבית. ומעבר לכך, מדובר ביכולת להתקבץ לבניית קהילה שיוצרת סביבת עבודה טובה יותר וכתוצאה מכך עבודה טובה יותר.

השיתוף במשרדים פותח גם פתח לשיתופי פעולה ו serendipity שגם הם נמצאים בלב הרעיון של מקומות עבודה שיתופיים. המשמעות שיש הפרייה הדדית בין מי שעובד בשטח המשותף, בין תחומי המקצוע ובין היכולות של הפרטים החולקים את השטח. בשטח כזה, כשיש בו קבוצות של יזמים, אנשי תכנה, מומחי עיצוב, אנשי שיווק, גם אם כל קבוצה בנפרד עובדת על המיזם שלה, מרחב האפשרויות מתרחב עבור כולם. העבודה לצד יחידים וקבוצות חושפת אותנו לרעיונות חדשים, לדרכי פעולה חדשות, פותחת לנו אפשרויות לשיתוף פעולה, הכרויות של אנשים ותחומים ובוודאי תורמת לנו דרכי חשיבה חדשות על העבודה שלנו. זה יכול להתחיל בסיעור מוחות עם מישהו שיש לו מומחיות בנושא שחסר לנו ועד לגיוס אנשים נוספים לעבודה על פרויקטים שדורשים יותר יכולות או משאבים מאלה שעומדים לרשותנו. מיזמים רבים נולדו משיחות מסדרון ושיתופי פעולה בין אנשים שנמצאו במקרה באותה סביבה למטרות שונות.

ויש גם את מרכיב השיתוף בתשתיות. מקומות עבודה שיתופיים מספקים לעובדים העצמאים תשתיות שלא היו יכולים להרשות לעצמם כל אחד בנפרד. זה מתחיל בגישה לחדרי ישיבות לאירוח משקיעים או לקוחות ומגיע לחדרי וידיאו מתקדמים לשיחות ועידה בינלאומיות. בהתאם לכל המגמות המתקדמות לשטחי עבודה, מספקים שטחים אלה מרחב גדול של שטחי עבודה הכוללים שטח עבודה שקט, שטחים פרטיים, שטחים פתוחים לשיתופי פעולה וגם שטחים "רכים" יותר לעבודה רגועה.

מקום העבודה של מחר הוא שילוב של תכנון מחדש של המרחב הפיזי במשרדים עם שבירת העקרון ששטח שייך לארגון מסויים ועובדים בו רק עובדים של מעסיק אחד. החדשות הטובות עבור הארגונים הן היכולת להוריד את עלויות הנדל"ן ולהתאים אותו לעבודה האמיתית שנעשית בארגון. עבור העובדים מדובר בהגמשה של זמן ומקום ובפתרונות קהילתיים למי שאינו עובד שכיר בארגון גדול. ולא רחוק היום שגם אותם ארגונים גדולים יבינו שהערך הגדול שמתקבל עבורם מחשיפת העובדים לקהילות מגוונות יצדיק גם את היכולת שלהם לעבוד מכל מקום.

ואם זה נראה לכם רחוק דעו שזה כבר כאן ואצל חלק מאיתנו, כבר די הרבה זמן. לי אין משרד פיזי כבר 11 שנים ומקום העבודה שלי נמצא איתי, במחשב, בנייד. בתחילת הדרך עוד התגעגעתי לקירות המשרד הפיזי רק בכדי לתלות את תמונות המשפחה וציורי הילדים. היום, גם אלה הולכים איתי במסכים לכל מקום. ואני מחכה בקוצר רוח למה שיביא לי המשרד של המחר.

לינק לטור בגלובס ב 29.7.2015